Cómo pueden las pymes analizar sus facturas

Las facturas son una de las gestiones más importantes para las pequeñas y medianas empresas. No realizar y efectuar las facturas debidamente puede suponer grandes pérdidas. Hablamos de costes de millones de euros.

Por ello, es aconsejable que las empresas introduzcan herramientas para automatizar todos los procesos de facturación. De esta manera será posible detectar rápidamente errores. Desde pagos duplicados hasta pagos fraudulentos, entre otros. Aunque hay que mencionar que los errores con la automatización se reducen considerablemente, ya que la mayoría de ellos se producen por errores humanos. Por otro lado, permite analizar los gastos fácilmente con todo lo que ello implica, pedidos, mercancías, pagos, etc.

¿Por qué debe analizar sus facturas automáticamente?

Hacer un buen análisis de las facturas aporta información sobre aspectos a mejorar. Por qué van mal las cosas, en qué se gasta más, etc. En conclusión, permite a las empresas revisar los procesos clave.

Por ello, y con el objetivo de fomentar el uso de estas herramientas desde Datisa (desarrollador de software de gestión empresarial para pymes en España) han querido dar visibilidad a los errores más comunes de facturación. Los cuales se pueden evitar.

• Realizar pagos en exceso por mercancías devueltas. Cuando las mercancías resultan defectuosas, se devuelven. En este caso la empresa no está obligada a pagarlas. Sin embargo, en algunos casos, por no llevar una buena gestión o por el volumen desmesurado hace que no se preste atención. De manera que se paga la factura y el vendedor no devuelve la cantidad correspondiente. Se considera así pagó en exceso.
• Tener pagos duplicados. Sucede con frecuencia cuando el pago no se realiza a tiempo. Es común que el proveedor emita la factura de nuevo con el fin de que sea abonada y la empresa acaba pagando las dos.
• Pagos fraudulentos. Es una situación muy común a la que se debe prestar especial atención. Tiene lugar cuando una empresa recibe una factura que parece válida, pero realmente no lo es porque los datos de pago son diferentes. El estafador en este caso explica que los datos han cambiado cuando no es verdad y así recibe el pago.

Por lo tanto, es importante llevar una correcta gestión y analizar las facturas. Son determinantes para no caer en problemáticas como las mencionadas.