Los gastos ocultos que los emprendedores olvidan y pueden acabar con su negocio

A la hora de iniciar su andadura, muchas empresas, normalmente por desconocimiento, no contemplan en sus cuentas ciertos gastos , que en la práctica terminan siempre por aparecer y provocar problemas a largo plazo, descuadrando los cálculos iniciales. Estamos hablando de los gastos ocultos. 

Muchos de ellos se hayan integrados en otros que sí quedan reflejados en el balance, pero algunos, por sus características, no constan en la contabilidad, como puede ser el coste de oportunidad. Y, pese a todo, suponen un gasto considerable. Algunos forman parte del transcurso de la actividad, y por lo tanto no se pueden eliminar, aunque sí reducir su efecto. Sin embargo, existen otros que, detectados en el mismo momento en que se producen, podrían evitarse con el uso de tácticas adecuadas y, por ello, dejar de suponer un obstáculo para el rendimiento del negocio.

Para todo ello es fundamental que la empresa los vigile con mediciones periódicas y posea una organización interna que lo permita, lo cual implica que exista una clara delimitación de las funciones de cada uno y la asignación de una persona que se encargue de su control.

Comparar resultados

La medición de su impacto resulta casi imposible pero, para hacerse una idea de sus efectos, se puede recurrir a la comparación de indicadores como la tasa de absentismo laboral, la de productos defectuosos, etc. Una buena manera de saber si una empresa está perdiendo dinero con ellos consiste en comparar los resultados propios con los de otras empresas del mismo sector y con características similares.

Estos gastos ocultos pueden encontrarse en cualquier área de la empresa, aunque entre los más habituales se encuentran:

Costes de personal

Son muchos los que no se tienen en cuenta desde el principio en lo relativo a los empleados: el absentismo, los seguros de pago obligatorio para cubrir accidentes, infrautilizar a los empleados, pagarles de más, mala organización que impide la máxima productividad, rotación de personal que implica formación cada vez que se aparta a un empleado de sus funciones y se coloca a uno nuevo… Para todo esto resultan de gran ayuda los convenios colectivos, así como ofrecer un salario a los trabajadores acorde a las funciones realizadas.

Producción

Realizar un impago adecuado por las materias primas, la ineficacia de los trabajadores que se traduce en un gasto innecesario de material, un cálculo erróneo de las existencias que provoca que aquellas que no se utilizan supongan un gasto pero no aporten rendimiento, proporcionar a empleados más material del que necesitan -móviles de empresa, ordenadores de última generación-, mal mantenimiento de la maquinaria que puede provocar averías, o que los operarios necesiten extender su jornada laboral, con el consiguiente pago de las horas extra, actualización de los soportes informáticos y de telecomunicaciones.

Mala estimación de riesgos

Puede ser una falta de atención a las cláusulas de los contratos que se firman, las compras a corto plazo, una incorrecta estimación de los tiempos que se necesitan para las actividades, destacando los desplazamientos, que no siempre merece la pena que se lleven a cabo, el coste de oportunidad de los malos servicios, desde el punto de vista económico y la repercusión que tiene en la imagen de la empresa o la mala comunicación entre los trabajadores y sus superiores, provocada por falta de jerarquía.

Transcurso de la actividad

El uso indebido de los recursos energéticos, como dejar las luces encendidas en estancias vacías, mantener encendidos ordenadores cuando los empleados no se encuentran en su puesto de trabajo, dejar correr el agua cuando no se está utilizando, pequeñas sustracciones de material por parte de los empleados, engorde o utilización indebida de las facturas para gastos personales, desgaste y obsolescencia de la maquinaria, llamadas innecesarias a los clientes o proveedores, falta de delimitación de los gastos que corresponde pagar por el alquiler del local o que éste no se adecúe a las necesidades de la empresa, como puede ser la falta de espacio.

Aspectos legales

Pueden ser las visitas a notarios y abogados, consultas con expertos como asesores o gestores, posibles sanciones o multas a las que tenga que hacer frente la empresa, provocadas en la mayoría de los casos por falta de conocimiento de la legislación que deben seguir o reclamaciones por productos defectuosos o por servicios mal ofrecidos.