Los encuentros casuales en la oficina no lo son tanto

Las empresas no están dejando la casualidad al azar.

Están, más bien, ideando formas de alentar las interacciones entre empleados que normalmente no trabajan juntos con la esperanza de que estos encuentros casuales cara a cara generen nuevas ideas, conduzcan a soluciones innovadoras o al menos aumenten la camaradería en la oficina.

Para que esas conexiones se produzcan, algunas compañías están adoptando un enfoque científico: reúnen y analizan datos sobre sus equipos y calculan la probabilidad de que los empleados se conozcan. En algunas instancias, colocan trabajadores en espacios más pequeños para que sea más probable que se encuentren entre sí. Otras empresas han instalado juegos de preguntas y respuestas para lograr que sus empleados conversen en lugares donde tradicionalmente se charla poco, como los ascensores.

Pero a pesar de todo el revuelo generado alrededor de los hallazgos inesperados cuesta saber con certeza si algunas de estas iniciativas realmente funcionan. El verdadero desafío, afirman empresas y estudiosos, no es sólo conectar a los empleados con colegas, sino conectarlos con los indicados.

«La relación más productiva es difícil de diseñar», explica Jason Owen-Smith, sociólogo de la Universidad de Michigan que estudia colaboraciones entre empleados.

Los diseños de la nueva sede central de Google Inc., que estaría lista en 2015, buscan maximizar las conversaciones casuales entre empleados, que según la firma fueron responsables de innovaciones como Gmail y Street View. «Queremos que sea fácil (para) los trabajadores de Google colaborar y encontrarse con los demás», afirma una vocera de la compañía.

No es de extrañar que los planes sean impulsados por la obsesión de Google por los datos. Una característica: se prevé que cada trabajador dentro del complejo de más de 100.000 metros cuadrados no tendrá que caminar más de dos minutos y medio para toparse con un compañero. La firma y sus arquitectos analizaron con cuánta rapidez puede caminar la gente y midieron el diámetro del espacio desde varios ángulos. Además, el diseño de planta es más angosto que el de las oficinas típicas y todos los trabajadores pueden hacer contacto visual.

Estudios han descubierto que tener colegas trabajando cerca incentiva la colaboración. Investigadores de la Universidad de Michigan que estudiaron la labor de 172 científicos descubrieron que cuando los científicos compartían el mismo edificio y sus recorridos a pie diarios coincidían—al desplazarse entre laboratorios, oficinas y los baños y ascensores más cercanos— era mucho más probable que colaboraran. Por cada 30 metros de «coincidencia zonal», las colaboraciones aumentaban hasta 20%.

Mientras más a menudo uno se tope con un colega, mayores es la probabilidad de iniciar una conversación, sostiene Owen-Smith, el principal autor del estudio. «Si esa persona sabe algo que usted no sabe, ese proceso puede llevar a una transferencia de información», sostiene.

El minorista en línea Zappos fomentará los encuentros entre los empleados en su nueva sede central de 18.500 metros cuadrados en Las Vegas, que prevé ocupar a fin de año. Inspirada en ciudades densas, que permiten más interacciones que los suburbios extendidos, Zappos le asignará a cada empleado nueve metros cuadrados, en lugar de los 14 metros cuadrados en su actual oficina. Las salas de descanso serán «realmente pequeñas, para que la gente pueda literalmente colisionar», dice Patrick Olson, director sénior de desarrollo de Zappos.

David Rose, investigador del Laboratorio de Medios del MIT, trabaja en equipo con las firmas Gensler y Tellart para diseñar una serie de instalaciones interactivas que se prevé serán usadas este año en las oficinas de Portland y San Francisco de la firma de tecnología Salesforce.com y, más adelante, también en otras empresas.

Entre las instalaciones hay un quiosco con un «botón de almuerzo», que conecta empleados con intereses en común para almorzar juntos ese día. También hay un «portal de conversación» —un sistema de videoconferencia bidireccional adosado a la punta de una larga mesa de café— para ayudar a «generar una conversación informal» entre los comensales provenientes de oficinas de todo el mundo, dice Rose.

Los intentos de generar hallazgos inesperados no son del todo nuevos.

Es sabido que Steve Jobs diseñó la sede central de Pixar con baños centrales para que la gente de toda la empresa se encontrara. Y las firmas adoptan cada vez más plantas abiertas e incluso asientos sin asignar para que los trabajadores interactúen con mayor frecuencia.