Las claves para conseguir ahorrar en tu empresa

La puesta en marcha de un negocio y el día a día de su actividad no significa gastar sin mesura. Para controlar los costes se debe comprar lo necesario, crear alianzas y usar la tecnología adecuada.

“Nunca compre nuevo lo que pueda comprar de segunda mano; nunca compre de segunda mano lo que pueda alquilar; nunca alquile lo que pueda pedir prestado; nunca pida prestado lo que pueda mendigar, y nunca mendigue lo que pueda rescatar de un naufragio”. Esta recomendación, que se hace en el libro Creación de empresas para emprendedores, ilustra la buena gestión que toda pyme y autónomo debe realizar para no caer en costes innecesarios.

He aquí una serie de consejos para controlar los gastos que se generan en una empresa, aprovechar al máximo los recursos, prescindir de las partidas superfluas y evitar, en la manera de lo posible, el endeudamiento excesivo.

Planificación estratégica. El emprendedor tiene que conocer las necesidades de la empresa; es decir, saber en qué gasta el dinero y con qué objetivo. Una planificación estratégica permite controlar los recursos e identificar a qué se destinan. “Se debe tener permanentemente una agenda de reducción de costes sobre la mesa y tomar medidas con criterios de rentabilidad sobre los procesos, productos y clientes”, aconseja David Alva, presidente de la Confederación Española de Asociaciones de Jóvenes Empresarios (Ceaje).

Comprar sin derrochar. Cuando se pone en marcha un negocio puede darse un afán de compra que, aunque sea a buen precio, implica gastar más de lo necesario. Hay que evitar lanzarse a adquirir gangas y es conveniente conseguir productos con referencias, así como negociar sus condiciones. Francisco Aranda, vicepresidente ejecutivo de Fenac, expone que “no debemos acostumbrarnos a comprar por hábito, sino por necesidad. Cuando un negocio no posee liquidez debe alquilar en vez de adquirir un producto”. Y añade que “la empresa puede apostar por externalizar servicios o hacer las cosas por ella misma” para evitar un gasto superfluo.

Uso de la tecnología. El 50% del aumento de la competitividad en las pymes europeas en los últimos diez años se debe a la tecnología. El uso de las TIC ahorra costes, hace la vida más fácil y aumenta las ventas, pero no se reduce a comprar un ordenador. Alfonso Arbaiza, director general de Fundetec, da cinco medidas para que la incorporación de la tecnología sea efectiva: analizar si el negocio es viable; conocer qué hay que cambiar; averiguar si existe tecnología adecuada a las necesidades de la compañía; buscar y formarse en esa tecnología, y comprarla.

Creación de alianzas. La unión hace la fuerza entre los emprendedores. Aranda explica que “siempre hay un mínimo de compra a los proveedores, pero la asociación entre pymes puede dar lugar a la adquisición de lotes grandes, descuentos por volumen o a conseguir acuerdos flexibles para realizar los pagos”.

Mejores precios. La relación con los clientes es fundamental para lograr ciertas ventajas. Por ejemplo, es conveniente evaluar las facturas y mejorar los acuerdos con los proveedores.

Si se compra un bien sólo basándose en el precio, Alva aconseja tener en cuenta dos cuestiones. Una, los posibles costes adicionales que puedan existir a largo plazo; y otra es el hecho de que el producto pueda actualizarse en cuanto quede obsoleto.

Evitar errores. Los recortes tienen que encaminarse a la mejora de las condiciones actuales del negocio pero, como dice el presidente de Ceaje, también tienen que ser realistas, precavidos y racionales. “La gestión de costes debe hacerse de formar constante y no sólo en época de crisis. Para que el ahorro sea eficiente y rentable no deben tomarse medidas de urgencia en momentos de dificultad”.

Consejos para controlar los gastos

Uno de los errores más comunes entre los autónomos es la falta de previsión económica. La ausencia de un plan, además de llevar al descontrol de los gastos, posee consecuencias nefastas para el negocio: “Esta situación deriva en que el emprendedor tenga que recurrir a la financiación externa y al endeudamiento, corriendo el riesgo de convertirse en perpetuo”, apunta Vanesa Fernández, asesora jurídica de la organización de autónomos ATA.

Esta experta aconseja el control exhaustivo de los gastos deducibles de la actividad desde el primer momento, porque de este modo se pueden conseguir importantes ahorros en materia fiscal. Fernández también recomienda al autónomo conocer las subvenciones y bonificaciones a la contratación, informarse de los productos financieros que mejor se adapten a sus circunstancias concretas, y reducir los costes fijos al máximo para evitar su aumento.

Otra medida consiste en separar presupuestos. “Diferenciar la partida personal de la profesional ofrece buenos resultados, pero esta línea divisoria es poco usual porque es difícil de llevar a cabo”, opina la asesora jurídica de ATA, quien añade que “es conveniente evitar los trasvases, excepto cuando sea imprescindible”. Esta forma de ahorrar ayudará a controlar el gasto profesional y conocer en qué partidas es posible reducir.

La luz, el agua, el gas, el combustible… Las facturas a las que el emprendedor hace frente son numerosas, pero también son abundantes las formas de ahorrar en las distintas partidas.

Iluminación: Todas las compañías pueden ahorrar en el consumo de la luz. Salas con una mala iluminación, luces encendidas cuando no son necesarias o habitaciones iluminadas cuando no se utilizan son algunas de las malas prácticas que aumentan la factura de la luz, y que son sencillas de evitar. Ismael Carmena, director general de Hella, empresa de iluminación y electrónica, explica que “la mitad del gasto energético de las pymes se dedica al alumbrado de las oficinas”. Además de hacer un uso responsable de la luz, la tecnología LED permite un ahorro de cerca del 80% en el recibo eléctrico.

Energía: El control del gasto energético supone tener claro cómo y dónde consume la empresa. “Actualmente existe un sistema de gestión de la demanda de energía que permite actuar sobre consumos latentes y anómalos en tiempo real”, expone Carlos Sáez, responsable de gestión energética de Euroconsult. El ahorro oscila entre el 15% y el 30% de la factura.

Transporte: Si se mejora la conducción, una pyme puede ahorrar hasta un 20% anual en gasolina y un 25% en el seguro; es decir, cerca de 2.000 euros por coche, según Cecilia Boned, consejera delegada de Arval, firma de alquiler de vehículos. Las revisiones mecánicas, el uso de la tarjeta de combustible o compartir el transporte entre los empleados son algunas medidas de ahorro. Además, alquilar un coche en vez de comprarlo supone un 20% menos de gasto.