Claves para subcontratar tu departamento de TIC sin mermar la calidad del servicio

Si externalizas tu departamento informático, elige entre aquellas empresas que ofrezcan el máximo valor añadido por el mínimo coste. Y no olvides vigilar la calidad del servicio que ofrece la compañía subcontratada.

Es sabido que el ahorro de costes está en la agenda de las empresas para hacer frente a la actual coyuntura. No hay empresa que no tenga su propio plan. También es sabido que uno de los departamentos más afectados en la aplicación de esa estrategia es el de las TIC, cuyos servicios se han externalizado y acelerado gracias a nuevas tecnologías como el cloud computing, la virtualización o el software como servicio). Menos conocido es que esas estrategias no están dando del todo el fruto deseado: ahorro de costes y departamentos más eficientes.

¿Cómo resolver esa paradoja? Las respuestas las ofrece Setesca, consultora especializada en el incremento de la productividad en los departamentos de Tecnologías de la Información. Estas son:

Externalizar sólo lo imprescindible. Es necesario prestar atención a la calidad del servicio que ofrece la empresa subcontratada, porque a veces no se corresponde con lo que debería ser. Como resultado, “no sólo supone un alto coste para la empresa. Además el cliente pierde flexibilidad y aumenta su grado de cautividad respecto a la empresa de servicios”. Por ello su recomendación es, si externalizas, hazlo con empresas que “proporcionen el máximo valor añadido por el mínimo coste”, y desde luego “subcontrata aquello que no se considere como valor competitivo diferencial para la empresa”.

No reinventes la rueda. Es un error crear un modelo propio de gestión en lugar de utilizar procesos ya mostrados como eficientes.

Define la arquitectura tecnológica. En este punto, no improvises. “Es importante establecer principios en los que se indique en qué casos se va a construir software en vez de reutilizarlo o comprarlo, o dónde se van a utilizar tecnologías específicas”.

Mejor prevenir que curar. Setesca advierte que “gran parte de los costes de los departamentos provienen de la pasividad de algunos responsables en la aplicación de mejoras en los procesos y las soluciones”. Y aporta la su receta: “Realizar un análisis del coste-beneficio antes de hacer nada, identificar las principales fuentes de incidencias y proponer soluciones. Incluso es conveniente sugerir cambios en la organización del resto de la empresa para impedir estos costes innecesarios”.