3.1. La preparación de visitas de información y comerciales
Preparar una visita comercial al exterior es el punto de partida, una vez que tenemos claro a dónde queremos ir. El objetivo que aquí nos planteamos es establecer una relación comercial con un potencial cliente en el exterior. Informarse y preparar la visita adecuadamente es primordial para el éxito de la misma. Los viajes son por regla general caros y los presupuestos limitados, sobre todo en la fase de inicio.
Pasos previos: Dónde puedo obtener información del país/mercado de mi interés.
Es muy importante localizar y utilizar fuentes de información que permitan obtener de forma rápida datos útiles y de calidad que nos permitan tomar decisiones. Es por ello muy importante conocer y explotar todas las posibilidades a nuestro alcance.
Para que un mercado-país pueda ser de mi interés a la hora de organizar una visita comercial debe cumplir una serie de premisas:
- Que el país al que nos dirijamos tenga cierto volumen de importaciones, y que éstas estén creciendo en los últimos años.
- TRAINS
- Base de datos donde se pueden obtener estadísticas sobre importaciones de productos de la mayoría de países. Es gratuita aunque hay que hacer un registro previo.
- UN Comtrade
- La base de datos de las Naciones Unidas: U.N. Commodity Trade Statistics Database, provee datos estadísticos del comercio internacional de prácticamente todo el mundo. Podemos ver las estadísticas por productos, países de origen destino, comparativas, etc.
- Que desde España se esté exportando al país que nos interesa y que el volumen de exportación sea creciente. El volumen de exportaciones de su producto que desde España ya se estén realizando a un país es una seña clara de que hay mercado en el país de destino, y que nuestra competencia ya está haciendo operaciones. Las páginas que aquí ofrecemos son más sencillas, si bien nos dan tan solo el punto de vista del flujo exportador, por lo cual será siempre necesario completarlas con las vistas en el punto anterior.
- ADUANAS.
- Base de Datos estadística de las Cámaras de Comercio junto con Aduanas. Tiene un manual de uso muy simple, y podrás ver estadísticas de exportación e importación de tu provincia, comunidad, o nacional, al país o grupo de países que te interesen. Podrás ver los flujos de los últimos años e incluso consultar las empresas que realizan las operaciones y que han autorizado su publicidad.
- Base de datos de estadísticas españolas de comercio exterior ESTACOM
- ESTACOM aporta una visión detallada que sirve para complementar o corroborar los datos con la página anterior. Ofrece estadísticas de las exportaciones e importaciones españolas que pueden ser consultadas por origen/destino, provincias y CCAA, sectores, cantidades, pesos, etc.
- Que los informes y estudios del sector en ese mercado-país desvelen posibilidades de acceso al mismo. Las fuentes de consulta más recomendables son las vinculadas a las bases de datos de los organismos de promoción del comercio exterior institucionales. En concreto en España tenemos:
- Este es un servicio ofrecido por las Cámaras de Comercio, que ofrece otra lista de estudios realizados por las Cámaras de Comercio y sus efectivos destacados en numerosos países.
- Constatación de las barreras a las que me voy a enfrentar en ese mercado. Otro factor primordial a tener en cuenta a la hora de abordar un mercado-país, es conocer las barreras comerciales y no comerciales a las que me tendré que enfrentar en el país seleccionado. Para el análisis de las barreras comerciales pueden utilizarse diversas fuentes genéricas.
- Market Access Sectoral and Trade Barriers Database
- Base de Datos más consultada desde la Unión Europea sobre barreras comerciales. Recomendamos su consulta por países, introduciendo el código de producto o nombre de producto que se trate, y nos dará toda la información arancelaria, administrativa y fiscal. En caso de duda, para introducir el producto, o en la interpretación de los datos, recomendamos que se dirija a un técnico de la administración o de la Cámara de Comercio local para que le interprete los datos.
- Barreras al Comercio
- Página del Ministerio de Industria sobre las barreras comerciales.
La preparación del viaje
Las claves para el éxito de un viaje de prospección de mercados exteriores están en tener un objetivo claro con un itinerario adecuado. Saber con quién hay que entrevistarse, qué información debe acompañarnos, y cómo se planifica el viaje es asunto de este apartado.
- La necesidad de visados y advertencias sanitarias.
Independientemente de que ya tengamos una experiencia en viajes, siempre es recomendable, sobre todo cuando se trata de países fuera de la UE, informarse sobre los requisitos formales de entrada en ese país.
El Ministerio de Asuntos Exteriores, en el apartado Servicios Consulares y Recomendaciones de Viaje, ofrece información acerca de los niveles de riesgo, las precauciones sanitarias y de seguridad personal y las direcciones útiles en diferentes países a nivel mundial.
El Ministerio de Empleo y Seguridad Social, para los viajes en el seno de la UE, ofrece la Tarjeta Sanitaria Europea. Esta tarjeta certifica el derecho de su titular a recibir las prestaciones sanitarias que sean necesarias.
- La organización del viaje
Las Agencias de viajes han adquirido cada vez un papel más importante a la hora de organizar un viaje de negocios.
La Asociación Empresarial de Agencias de Viajes Españolas, es la encargada de representar, gestionar y promocionar los intereses profesionales y empresariales comunes de las Agencias de Viajes integradas en la misma.
De su Página web hay que resaltar entre otros apartados un magnífico Directorio de Agencias de Viaje, donde poder acceder a la lista completa de agencias de viaje de tu provincia, y pedir presupuestos.
No obstante cada vez es más frecuente que las empresas se organicen el viaje mediante contratación online en uno de los muchos buscadores de vuelos y hoteles disponibles. Dependiendo de tu experiencia en viajes y de la flexibilidad que te ofrezcan, te recomendamos uno u otro sistema de contratación.
- Viajar con muestras comerciales
Acudir a la cita acompañado de muestras es muy importante. En este punto, sobre todo cuando se viaja fuera de la UE, es obligatorio saber de antemano si las aduanas del país nos dejarán pasar las muestras (es posible que haya requisitos de sanidad, seguridad o algo similar). Especialmente crítico puede ser cuando se viaje con muestras alimentarias, donde los servicios de inspección aduaneros suelen ser muy rigurosos. Recomendamos siempre ponernos en contacto con la oficina comercial de España en el país de destino para que nos oriente en este aspecto.
Es posible que las muestras no puedan viajar con nosotros sin documentación, por lo que tendremos que realizar una exportación al efecto. Para facilitar este trámite, y en aquellos países signatarios de la Convención ATA, existe el Cuaderno ATA o documento de Admisión Temporal de mercancías. El fin de este documento es que cualquier tipo de mercancía, que no sea de naturaleza perecedera (alimentos o bebidas), o que requiera una elaboración o reparación, pueda viajar fuera de sus fronteras:
- para ser mostrada en Ferias y Exposiciones, de carácter comercial, tanto privadas como oficiales,
- para que los viajantes de comercio enseñen sus muestrarios en varios países sin necesidad de cambiar de documentación,
- para ser utilizada en la realización de trabajos de tipo profesional: prensa, radio, cine, instalaciones técnicas, teatro, acontecimientos deportivos....etc.
- enlace cuaderno ATA
La solicitud se realiza a través de la Cámara de Comercio de su demarcación.
- Documentación de viaje
- Tarjetas de Crédito
- Dinero y Cheques de Viaje
- Tarjetas de Visita
- Seguro de Asistencia Médica
- Otras informaciones de interés
Es posible que en muchos países además del pasaporte debamos solicitar un visado de entrada. En algunos países el visado se debe tramitar por anticipado a la embajada de dicho país en España, que pedirán una serie de documentos para concederlo. En otros paises, el visado se adquiere directamente en la Aduana antes de entrar. Consulte este tema con su agencia de viajes para evitar problemas. Verifique igualmente, ante el Servicio de Salud de su CCAA si se requiere certificado de vacunación internacional contra algunas enfermedades endémicas.
Existe una página norteamericana Traveldocs que facilita información desde el punto de vista del viajero norteamericano, pero en muchos casos coincide con los mismos requisitos del ciudadano de la UE. Puedes cosultarla a título orientativo.
La mayoría de las tarjetas de crédito de uso habitual (Master Card, Visa, etc) son utilizadas en todo el mundo. El mejor cambio de divisa siempre lo dan las tarjetas, y normalmente no encontrará problemas para retirar en efectivo desde un cajero del mismo aeropuerto. No obstante, ante la duda, vaya provisto de alguna divisa internacional (Euro, dólar, etc), como vemos en el punto siguiente, que podrá cambiar en un banco, hotel o casa de cambio en el lugar de destino. Existen localizadores de cajeros automáticos en todo el mundo en función de las entidades a que pertenezcan nuestras tarjetas de crédito:
No lleve demasiado dinero encima. Si el país lo permite, es mejor cambiar con la tarjeta de crédito. El cambio suele ser mejor en los bancos que en los hoteles, pero compruebe los horarios de los bancos. También puede solicitar cheques de viaje, como los de American Express. La página Cash Access Locator le servirá para localizar las oficinas de American Express distribuidas por todo el mundo.
Por último es importante que antes de efectuar la salida te asegures bien de la cotización de la divisa del país correspondiente respecto del euro o dólar americano. El siguiente conversor de divisas le proporcionarán la cotización de la casi todas las divisas del mundo en tiempo real: CANOE, Oanda o X-rates, ofrecen una eficaz herramienta en este sentido.
La tarjeta de visita es un aspecto formal importante en el desarrollo de una visita. Debe ir provisto de un buen número de ellas para facilitarlas a todos los interlocutores presentes en una reunión. Adapte la tarjeta al mercado internacional, con un reverso en inglés u otro idioma usado habitualmente en el mercado objetivo. Huya de los diseños aparatosos, y opte por una imagen fresca y sencilla, donde esté toda la información útil que el receptor de la tarjeta pueda necesitar.
Normalmente la cobertura médica de la Seguridad Social no le cubrirá fuera de la UE, como ya vimos antes con la tarjeta sanitaria europea. Si tienes una póliza privada, debes comprobar su contenido. Lo más habitual es que debas tomar una extensión (o póliza específica) para cubrir los gastos en enfermedad, retorno, hospitalización, etc. No son caras y pueden evitar muchos problemas. Tu agencia de viajes te la puede tramitar. También puedes hacerlo directamente en tu mutua o agencia de seguros.
Ten en cuenta el Jet Lag que puede condicionar nuestras primeras horas en el país de destino. En viajes largos es aconsejable dejar unas horas que permitan recuperarse para abordar la cita comercial en las mejores condiciones.
Otro aspecto que siempre motiva algún tipo de controversia son las Propinas, muy arraigadas en la cultura de ciertos países. Normalmente las guías de negocio suelen dar detalles sobre el particular. Puedes consultar International Tipping. Etiquette: interesante artículo sobre las diferentes costumbres de propina en función de distintos destinos y situaciones a nivel mundial.
Dentro del aspecto de negociación intercultural no debemos olvidar algunos consejos. Protocolo empresarial y etiqueta proporciona datos útiles sobre este aspecto, los almuerzos de negocios, los saludos, regalos, etc. En cualquier caso, como nota general evita hablar de temas políticos o religiosos que puedan distorsionar la relación.
Cómo preparar la agenda de trabajo con potenciales clientes
Concertar una agenda con potenciales clientes es la fase que culmina el proceso anterior de búsqueda de información y de preparación y organización del viaje. El tiempo del que disponemos no es mucho, teniendo en cuenta que un viaje de estas características no suele durar más de 5 días hábiles.
Es complicado encajar las agendas a un horario conveniente, dado que será el interlocutor el que nos ofrecerá una alternativa. Por regla general no se pueden hacer más de 4 citas diarias, ya que los tiempos de desplazamiento y los imprevistos deben ser considerados con un margen suficiente de tiempo. Aconsejamos igualmente ver la opción de programar el viaje coincidiendo con una feria o exposición, lo que nos permitirá, además de conocer la oferta general, centrar las reuniones en el mismo recinto expositivo. Si por razones logísticas los desplazamientos a las empresas son complicados, se pueden realizar reuniones en el hotel donde nos hospedamos u otro lugar conveniente donde se disponga de una zona tranquila.
Es fundamental tener bases de datos de potenciales clientes actualizadas. Las Oficinas Comerciales son una fuente obligada de información. En concreto proponemos los siguientes recursos de apoyo:
- Oficinas Comerciales Españolas en el Extranjero
- La mayoría de los países con los que hay relaciones comerciales estables disponen de una Oficina Económica y Comercial de España, dependiente de la Embajada. Su cometido es prestar apoyo a las empresas españolas, ofrecer información, y velar por las empresas españolas con intereses en ese país. Aconsejamos que la primera visita programada en destino sea a una Oficina Comercial, donde podremos tener una cita con un técnico especialista o responsable de la misma, que siempre nos dará información y recomendaciones que podremos tener en cuenta para las demás entrevistas.
- Secretaría de Estado de Comercio
- La Secretaría de Estado de Comercio es un portal temático del área del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio que ofrece información sectorial, económica y comercial por países.
Cámaras Españolas en el Extranjero- Las Cámaras de Comercio Españolas en el extranjero desempeñan un papel importante en la preparación de las agendas de contactos comerciales para las empresas españolas en país destino. Son otra alternativa a la colaboración de la Oficina Económica y Comercial. En algunos casos, su infraestructura es muy amplia y ofrecen una cartera de servicios privados que pueden ser de gran utilidad. Es muy aconsejable un contacto previo y al inicio de nuestra estancia en el país de destino . Al estar compuestas por empresarios con intereses bilaterales, ofrecen una visión muy real desde el punto de vista empresarial.
Antes de concertar las entrevistas sería conveniente haber recopilado información sobre las empresas a las que se va a visitar, si es que se prevé una acción comercial inmediata.
Con relativa frecuencia las empresas que están confeccionando su agenda de visitas demandan a las Cámaras y a las OFECOMES listados de empresas en país destino que esencialmente realicen labores de importación o distribución de sus productos. El principal motivo es sondear a futuros interlocutores por medio de un mailing selectivo que permita conocer la situación del sector y concertar entrevistas para el futuro viaje de prospección.
Además de contar con la colaboración anterior, es conveniente cotejar los datos con directorios empresariales que ofrecen otras empresas:
- Kompass, el motor de búsqueda para informes comerciales
- Base de datos empresarial, en su versión de pago proporciona una completa ficha de empresa, con datos de facturación, balances, número de empleados, etc.
- Europages, the european business directory and european trade leads
- Europages es un directorio europeo, muy actualizado, que ofrece información básica de la empresa como dirección, teléfono y correo electrónico. Tiene un enlace a las Páginas Amarillas de toda Europa Paginas Amarillas Internacionales.
- E-informa
- Base de datos española que permite acceder a información financiera de empresas de todo el mundo, aunque su especialización es nacional. Los informes son de pago, oscilando su precio en virtud de la profundidad de la información solicitada.
- Axesor
- Es una empresa con sede en Granada, que ofrece información mercantil, judicial, comercial y vinculaciones de empresas españolas e internacionales.
- Coface Rating
- Ofrece un servicio gratuito de localización de empresas de todos los países del mundo.
El momento de la cita con el cliente
La cita es el momento clave para constatar la información recabada y el intercambio de ofertas. También se puede convertir en una fuente de información supletoria de primer orden, dado que son normalmente, los últimos eslabones de nuestros productos o servicios con el cliente final. Por tanto, aunque finalmente la contraparte no esté interesada en nuestro producto, debemos intentar crear un buen clima de negocios y extraer la máxima información cualitativa posible.
Comprueba la forma en que la puntualidad es entendida en el país. Normalmente la puntualidad es clave en la primera impresión, por lo que conviene siempre dejar márgenes suficientes para no llegar tarde, y disponer de unos minutos de calma antes de iniciar la cita. Una vez iniciada la cita, intercambia tarjetas y explica claramente el objetivo de la misma. En algunos países suele tomarse un tiempo, más o menos largo de conversación distendida que sirve para entablar una relación personal más fluida. Esto se da sobre todo en culturas mediterráneas, países latinoamericanos y árabes, mientras que en los países germánicos o sajones, la relación es más concreta y se va directamente a la materia objeto de la visita.
Aconsejamos rigor y etiqueta en la indumentaria, así como adaptación a los ritmos de horarios de trabajo y comidas, propios del país. Igualmente evite tratar temas políticos o religiosos, incluso históricos, que puedan generar una distorsión, y céntrese en aspectos tales como la curiosidad sobre el país y su cultura, que generará mayor receptividad por el anfitrión. Para esto podemos consultar en los informes que ofrecen las Oficinas Comerciales, las indicaciones sobre “Información Práctica” que suelen disponer en el apartado “Información País”.
De vuelta al hotel, es muy importante elaborar un informe que recoja toda la información posible. De esta manera evitaremos cruces de información, y no se nos escaparán los pequeños detalles que nos han llamado la atención, e incluso tomar nota de las conclusiones y acciones que deberemos emprender de vuelta a la oficina.
© Exma. Diputación Provincial de Granada.
Este proyecto está cofinanciado por fondos FEDER y realizado en el marco del Programa MED.
Ficha Técnica