Teletrabajo: consejos y reflexiones

“Qué suerte”, “Ojalá yo pudiese”, “Pero pierdes contacto con tus compañeros ¿no?”, “Te levantarás a las tantas”, “¿Mezclar mi espacio personal con el profesional…?”, “Venga, bájate al bar, que tus jefes no te ven “, y cosas por el estilo escucho con frecuencia cuando cuento que en mi compañía puedo trabajar desde casa. Hay cierta mitología alrededor del término “teletrabajo”, pero una certeza de la cual se ha de partir: es una opción que tiene sentido sólo si mejora la calidad de vida de la persona que lo disfruta.

Todo comienza cuando una organización decide que deslocalizar el lugar físico de trabajo es un método netamente productivo, que potencia la conciliación entre la vida personal y la vida laboral de sus empleados, y que además deriva en un ahorro de costes en suelo de oficina, en recursos eléctricos o en dotación de puestos de trabajo.

Según un reciente estudio del Instituto Nacional de Estadística, cerca de un cuarto de las empresas españolas ya ha dado el paso y posee programas de teletrabajo. Ese mismo estudio indica que los empleados que se acogen a dichos planes aumentan su productividad entre un 5% y un 25%. No son desde luego malas cifras para empezar a perder el miedo y a considerar el teletrabajo no como una apuesta innovadora y arriesgada, sino como una alternativa sólida y segura en la que todos los implicados ganan.

Partamos de la base de que aquí nadie, cuando asiste al trabajo, pasa las horas escrutando su cerebro para hallar la forma más sigilosa y brillante de librarse de sus tareas. Los objetivos son los objetivos y somos responsables de su cumplimiento, estemos en la oficina desarrollando la mejor aplicación del mundo o regando flores en un pueblecito de la Patagonia. Si empezamos por discutir sobre una posible falta de implicación dependiente exclusivamente de la localización en la que desarrollamos nuestra actividad, es evidente que el problema no es del teletrabajo, así que “apaga y vámonos”.

Un término clave: productividad. Un objetivo clave: mejora de la productividad.

No seré yo quien niegue que el espacio físico de trabajo impone sus condicionantes, y de dos tipos además: los exclusivamente personales y los relacionados directamente con el día a día laboral. Pero nadie dijo que fuera fácil. Veamos cuáles son esos condicionantes y cómo podemos controlarlos para alcanzar esa meta a priori tan ambiciosa.

Rutina

“Las 8 de la mañana, qué sueño… sigo durmiendo un rato más y empiezo a trabajar a las 10”. Error. El teletrabajo en ningún caso debe significar desorden de horarios. Por supuesto que proporciona flexibilidad y libertad, pero es recomendable establecer una norma horaria a seguir diariamente, sea cual sea. Y no olvides hacer que la gente que te rodea respete dicho horario, que antes de mandarte a por el pan o pedirte que cuelgues un cuadro, recuerden que estás “en faena”. Si por cualquier circunstancia debemos romper eventualmente nuestro esquema temporal (al fin y al cabo el teletrabajo lo permite) es conveniente planificarlo con la máxima antelación posible. En definitiva, se trata de poner a prueba nuestra autodisciplina.

Lugar

“Voy un rato al salón, que aquí tengo calor. Ay no, ahora a la cocina, que huele a jamón y me alegra la mañana”. Error. Es recomendable que desde el principio acomodemos un único espacio en el cual nos resulte fácil alcanzar plena concentración. Los rincones poco ruidosos, espaciosos y ampliamente luminosos serán nuestros favoritos. Y si puede ser un lugar en el que no solamos desarrollar actividades ajenas al trabajo, mejor que mejor. El objetivo debe ser alcanzar un nivel de concentración mayor del que podamos obtener en la oficina. Y por supuesto no debemos olvidar que todas las normas de prevención de riesgos laborales que hemos aprendido aplican también en nuestra casa.

Organización

“¿Qué tengo que hacer hoy? ¿Hay alguien por ahí que me lo pueda decir?”. Si en cualquier momento surgen preguntas del estilo es que algo va mal. En el teletrabajo más que nunca debe potenciarse el sentimiento de pertenencia a un conjunto de personas que persiguen un mismo fin. Sólo un equipo cohesionado y organizado es eficiente teletrabajando. Es imprescindible disponer de sistemas que permitan centralizar tanto la gestión de tareas y metas del equipo como la monitorización constante de su progreso. Cada miembro debe tener claro qué hizo ayer, qué está haciendo hoy y qué tiene que hacer mañana. Y siempre sin perder de vista el objetivo final.   

Comunicación

“No sé qué están haciendo mis compañeros ni si vamos a llegar a tiempo, pero como yo he terminado lo mío, me da igual”. Una vez más, algo va mal. Debe existir un proceso de comunicación constante y planificado mediante el cual todos los implicados en la consecución de un objetivo sepan con la frecuencia y la periodicidad adecuadas dónde estamos y hacia dónde vamos. Ya no existen las “reuniones de pasillo”, hay que normalizarlas y acotarlas a fines concretos y precisos. A este respecto, es recomendable mantener reuniones diarias de muy corta duración en las que se analice el progreso alcanzado, el progreso previsto a corto plazo, y los problemas que puedan comprometerlo.

Orientación a objetivos

El teletrabajo condensa la esencia de la orientación a objetivos. Exige un constante desarrollo de habilidades personales y profesionales tales como la autodisciplina, la organización y priorización de tareas o la asunción de responsabilidades ante metas compartidas, lo que requiere asimismo un marco de trabajo común y maduro, conocido y aceptado por los miembros de un equipo.

Desde mi experiencia, pienso que el teletrabajo no sólo mejora de manera sustancial la relación entre la vida laboral y la privada (si se tratase de un anuncio de teletienda, podría decir aquello de “el teletrabajo ha cambiado mi vida”) sino que, más allá, nos obliga a hacer foco en el núcleo de las actividades que llevamos a cabo cada día y a tener presente el impacto de su cumplimiento sobre el objetivo final. En definitiva, nos empuja a mejorar el más diferencial de los factores: el aprovechamiento de nuestro propio tiempo.

Jose Antonio MoraEl autor de este artículo es José Antonio Mora, coordinador de desarrollo de BABEL