Movilidad, ahorro, autonomía Numerosos autónomos y pymes encuentran en Office 365 la herramienta perfecta para agilizar el funcionamiento de sus negocios

Mariví y Concha Ruiz Llano dirigen la Casona de Tía Victoria, un alojamiento rural situado en la localidad vallisoletana de Rueda. La agilidad en el funcionamiento de su negocio se ha multiplicado de forma exponencial desde que decidieron contratar el Office 365, una solución de comunicación y colaboración de ‘cloud computing’. Es decir, del negocio en la nube. «Las tres principales ventajas que me ha aportado este sistema son: primero, que puedo trabajar a distancia; en segundo lugar, que puedo ser autónoma y además no necesito ningún experto que me asesore. Y por último, y quizá se trate de lo más importante para una pyme como la nuestra, que permite ahorrar dinero…», confiesa Mariví. 

Ella sólo tiene que conectarse desde el ordenador de su casa al servicio de videoconferencia que le ofrece Office 365 para asistir a una reunión con alguno de sus proveedores o clientes. «Con el dinero que me ahorro en los desplazamientos hasta Rueda para mantener una reunión, pago dos años del programa», sintetiza Concha. El Lync On Line es una de las cuatro grandes patas sobre las que se sustenta el servicio de ‘cloud computing’ ofrecido por Microsoft. 

Se trata de una herramienta que proporciona mensajería instantánea y servicios en línea. Facilita la información de presencia para ver si compañeros y socios están conectados y disponibles. Además, establece llamadas de videoconferencia de forma sencilla desde el PC compartiendo el escritorio del ordenador, pizarras y presentaciones con colaboradores y socios. Es como mantener una reunión con un grupo de colaboradores, en la que se presentan documentos, gráficos y otra serie de información. Pero sin necesidad de moverse del salón de casa.

El Office Professional Plus es otro de los servicios incluidos en el paquete del Office 365 y que, entre otras, nos proporciona las herramientas clásicas del Office: Excel, Word, PowerPoint y Outlook. El Exchange Online, por su parte, ofrece la posibilidad de contar con un buzón de gran tamaño (hasta 25 GB), con capacidad de enviar mensajes de gran peso, de hasta 25 MB de tamaño. Además, permite mantener actualizados automáticamente el correo electrónico, el calendario y los contactos a través de dispositivos de uso común, incluyendo PCs, Macintosh, Windows Phone, iPhone, Android, y BlackBerry Internet Service. 

«Para nosotros, el hecho de tener integrados el calendario, los contactos del teléfono móvil y el correo electrónico supone un gran avance en cuanto a productividad de las herramientas», destaca Francisco Monteverde, director de Códice Software, una pyme de 15 empleados. Por no hablar del ahorro en coste de infraestructura y personal. «Me puedo dedicar a mi negocio y no tengo que tener contratadas a personas para administrar mis sistemas», explica Monteverde. Su negocio puede crecer «sin preocuparme de qué infraestructura tengo que montar». 

Compartir información 

El ‘cloud computing’ es una excelente solución para organizaciones que no disponen de una sede fija. Como la Fundación Síndrome de Dravet, que dirige Julián Isla. «Nuestra organización no tiene una sede, trabajamos de forma virtual. El principal problema es ser capaces de compartir información, y para eso Office es una herramienta estupenda porque permite tener un sistema ágil y moderno sin realizar ninguna inversión en infraestructura», afirma. 

Para dar respuesta a esa necesidad de poner en común información de especial relevancia para el funcionamiento de una empresa se ha diseñado SharePoint Online. Una solución para administrar y compartir documentos a fin de mantener a todos los colaboradores de la empresa en perfecta sincronía. Así, esta herramienta permite a diferentes personas acceder a una misma información desde muy distintos lugares, con lo que ello supone en cuanto a ahorro de tiempo y, sobre todo, dinero 

Las «patas» del Office 365

Office Professional Plus: 

Proporciona las herramientas clásicas del Office: Excel, Word, PowerPoint y Outlook. 

Lync On Line: 

Herramienta de mensajería instantánea y servicios en línea. Facilita la información de presencia de compañeros y socios, y establece llamadas de videoconferencia desde el PC. 

Exchange Online: 

Ofrece la posibilidad de contar con un buzón de gran capacidad (hasta 25 GB), y el envío de mensajes de hasta 25 MB. Además, permite mantener actualizados automáticamente el correo electrónico, el calendario y los contactos a través de dispositivos de uso común.

SharePoint Online: 

Permite administrar y compartir todo tipo de documentos.