Kit Digital: respuestas a las diez preguntas más frecuentes de los autónomos sobre este programa de ayudas Red.es aclara las dudas más habituales de los autónomos y agentes digitalizadores del Programa Kit Digital.

Los autónomos todavía están a tiempo de acceder al Programa Kit Digital, que se mantendrá abierto y recibirá solicitudes hasta el 31 de diciembre de 2024. A sólo unas semanas de empezar el nuevo año, Red.es, entidad adscrita al Ministerio de Transformación Digital y encargada de gestionar el programa ya ha concedido más de 310.000 bonos digitales a pymes y trabajadores por cuenta propia para que digitalicen su negocio.

Muchos autónomos que ya han solicitado el bono digital y otros que todavía no lo han hecho pero están interesados siguen teniendo dudas acerca del funcionamiento del Programa. Algunas de las preguntas más frecuentes de los beneficiarios son las relativas a cómo acceder a estas ayudas y cuáles son los plazos o cómo consultar el estado de solicitud. También muchos beneficiarios y agentes digitalizadores se preguntan cómo deben justificar el uso del bono o la implantación de los servicios y, si fuera necesario, cómo podrían subsanarlo.

Diez dudas frecuentes de los autónomos sobre el Programa Kit Digital

1. ¿Cómo puedo consultar el estado de mi solicitud de Kit Digital?

El acceso al Programa Kit Digital comienza con la solicitud, un proceso sencillo que consta de tres partes. En primer lugar, los autónomos deben registrarse en www.acelerapyme.es. A continuación, deberán completar un test de autodiagnóstico para conocer el grado de madurez digital de la empresa. Tras realizarlo, podrán pedir su bono digital en la sede electrónica de Red.es (https://sede.red.gob.es), completando el formulario de la convocatoria que les corresponda.

Una vez realizado el proceso, si todo es correcto lo habitual es que Red.es resuelva la solicitud en quince días y el autónomo reciba una respuesta, normalmente confirmándole que se le ha concedido el bono digital.

Al pinchar en este enlace, aparecerán las convocatorias disponibles y luego hay que clicar en «Acceder a mis solicitudes«.

Una vez dentro y tras haber accedido al apartado de solicitudes, la plataforma le dará la posibilidad al autónomo de acceder a la consulta mediante certificado digital o mediante Cl@ve. Tras acreditar su identidad a través de uno de estos dos métodos, el autónomo ya podrá verificar el estado de su solicitud, que podría estar aprobada, en curso o denegada.

2.-  ¿Cómo solicitar la ayuda de Kit Digital? ¿Existe algún servicio de soporte para cumplimentar el formulario?

Los autónomos que todavía no hayan solicitado su bono digital aún están a tiempo de hacerlo. Pueden acceder al Programa Kit Digital en tres sencillos pasos:

1. Registrarse en la plataforma Acelera pyme y realizar el test de diagnóstico digital para comprobar el nivel de digitalización. Este cuestionario está compuesto de 13 preguntas simples, como la conexión a Internet del negocio o los dispositivos con los que cuentan sus empleados.
2. Consultar las soluciones de digitalización disponibles que mejor se adapten a las necesidades del negocio y el catálogo de agentes digitalizadores que ofrecen esos servicios. Con el bono digital el autónomo podrá contratar servicios que van desde la creación de una página web o la gestión de sus redes sociales hasta la instalación de un programa de facturación. El agente digitalizador será el encargado de implementar estos servicios.
3. Presentar la solicitud de ayuda en la sede electrónica de Red.es (sede.red.gob.es), siempre que se cumplan los requisitos requeridos. Dependiendo de los empleados que tenga a su cargo, el autónomo deberá acceder a una u otra de las convocatorias (para menos de tres empleados; entre tres y diez trabajadores, o entre más de diez y menos de 50 empleados). El solicitante deberá acceder a este enlace, seleccionar su convocatoria y  entrar en el apartado “Acceso al trámite”. Después deberá autenticarse a través de Cl@ve Pin o certificado electrónico para completar y enviar la solicitud.

Para cualquier duda que surja durante el proceso de solicitud, Red.es pone a disposición de los interesados un servicio de asistencia sobre el funcionamiento y requisitos técnicos del programa, de lunes a viernes de 9:00 a 18:00h.  Pueden contactar en el teléfono 901 904 060 o en el 910 305 412, así como en el e-mail: soporte.sede@red.es

3.- ¿Cuáles son los requisitos para acceder a la convocatoria de Kit Digital?

Los autónomos que estén interesados en acceder al Programa Kit Digital deben formar parte de uno de los tres segmentos -negocios de menos de 50 empleados- en los que se dividen los beneficiarios del Programa Kit Digital. 

Para solicitar la ayuda de kit digital, los requisitos son:

• Ser una pequeña empresa, microempresa o autónomo
• Cumplir los límites financieros que definen las categorías de empresa
• Estar en situación de alta con la antigüedad mínima que se establece en cada convocatoria
• No estar considerado como una empresa en crisis
• Estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social
• No superar el límite de ayudas de pequeña cuantía

Una vez cumplidos todos estos requisitos para acceder al Programa, tanto los agentes digitalizadores como los propios beneficiarios deberán también cumplir una serie de obligaciones para poder cobrar el dinero del bono digital. Por ejemplo, mantenerse de alta como autónomo y al corriente de las obligaciones con Hacienda y Seguridad Social.

4.- ¿Cuáles son los importes y los plazos para solicitar y utilizar las ayudas de Kit Digital

El Gobierno extendió este año el plazo con el que cuentan los negocios de los tres segmentos para solicitar la ayuda de Kit Digital a través del sistema de tramitación ‘cero papeles’ diseñado por Red.es. Los autónomos, pequeñas empresas y microempresas de menos de cincuenta empleados de cualquier tamaño tendrán ahora hasta diciembre de 2024 para tramitar su solicitud y acceder a un bono digital de 2.000, 6.000 o 12.000 euros, en función al tamaño de la empresa, que podrán emplear para digitalizar su negocio.

Una vez solicitada la ayuda de Kit Digital, los plazos se empiezan a contabilizar cuando se notifica la concesión del bono. Los trabajadores por cuenta propia que quieran saber si ya se les ha concedido la subvención, si todavía está en curso o si deberían subsanar algún aspecto sólo tienen que acceder a la sede de Red.es, en el apartado de convocatorias. En este enlace, tras verificar su identidad, podrán comprobar el estado de su solicitud, que podría estar aprobada, en curso o denegada.

En caso de aprobarse la ayuda, a partir de la fecha en la que se notificó la concesión del Bono digital la pyme o autónomo contarán con un plazo de seis meses para entrar en el catálogo de agentes digitalizadores de www.acelerapyme.gob.es y elegir a una de las cerca de 11.000 empresas disponibles que ofrecen sus servicios. Tras haber seleccionado al agente que se encargará de implantarles la solución deberán firmar un ‘acuerdo de prestación de soluciones de digitalización’ con uno o varios agentes que implanten las soluciones digitales.

Por otro lado, también existen plazos para implantar la solución, emitir y pagar la factura. En este caso, empezarán a contar una vez se haya validado el acuerdo entre el autónomo y el agente digitalizador. Si el negocio tiene entre 10 empleados y menos de 50 -es decir, si pertenece al segmento 1- el agente digitalizador seleccionado por la empresa tendrá tres meses para implantar la solución y emitir la factura. Por su parte, la empresa beneficiaria deberá abonar la parte no subvencionable en esos tres meses.

Si el autónomo tiene entre 0 y menos de diez empleados -es decir, pertenece al segmento dos o tres- su agente digitalizador deberá implantar la solución o soluciones en tres meses a contar desde la validación del acuerdo y también deberá emitir la factura en ese periodo. Pero en este caso, la empresa beneficiaria contará con otros tres meses más para abonar la factura de la parte no subvencionable.

5.- ¿Qué plazos tienen los agentes digitalizadores y los autónomos para justificar el uso de las ayudas?

Una de las grandes obligaciones que tienen todos los autónomos y pymes, tanto beneficiarios como agentes digitalizadores, al acceder al Programa Kit Digital es justificar que se han implementado correctamente las soluciones de digitalización en el negocio. De hecho, los pagos de la ayuda a las empresas digitalizadoras dependen de que se haga correctamente esta justificación.

Según explican desde Red.es, es el agente digitalizador el que debe presentar la justificación del bono digital en nombre del beneficiario.

El plazo para justificar la implantación de las soluciones de Kit Digital empieza a contar desde la emisión de la factura. A partir de ese momento se cuentan doce meses de prestación de servicios. Después, se inicia automáticamente un plazo de tres meses para el proceso de justificación.

El proceso empieza cuando el agente accede al espacio digitalizador de Red.es con su usuario. Desde la opción del menú de tramitación de acuerdos, se accede a las justificaciones. El usuario deberá entrar con su certificado digital y tras ello, podrá consultar hasta las cincuenta justificaciones más recientes.

Para iniciar una nueva justificación, el agente digitalizador deberá seleccionar la opción «iniciar nueva justificación». Para ello es necesario contar con un acuerdo previamente validado. Hay un espacio para poner el número de acuerdo que se pretende justificar y hay que seleccionar la opción iniciar.

El formulario de la justificación consta de dos páginas.  En la parte superior de ambas se aprecia el número de la cuenta justificativa, el número del acuerdo, la categoría de la solución, así como el NIF de la pyme y el digitalizador. En la primera página se hace referencia a la memoria técnica y el agente deberá rellenar toda la información requerida en el formulario. Una vez completada debe guardar y pulsar en siguiente.

La segunda pantalla hace referencia al desglose de todos los costes y las evidencias documentales. El usuario deberá introducir la descripción y el importe sin impuestos de los conceptos que aparecen en la tabla de desglose de costes. La suma de todos los costes deberá ser mayor o igual que el importe de la suma asociada al acuerdo.

Además, la suma de todas las filas de la tabla deberán coincidir con el importe de la factura sin impuestos. Una vez completados todos los costes, se procederá a adjuntar la factura que tiene que coincidir con la suma de los costes. También habrá que añadir el justificante de abono que es un documento requerido en todas las categorías.

El último apartado es el correspondiente a las declaraciones responsables y conformidades expresas. La primera parte es para el para el agente digitalizador adherido. Una vez completado se pulsa en «Enviar a la pyme» y, al hacerlo, se volverá a validar el formulario completo mostrando los errores, si los hubiera.  En este momento la justificación es enviada al autónomo quedando pendiente de su conformidad.

Una vez validada la justificación por parte de la pyme, su estado sería pendiente de presentar. Accediendo a ella, en la segunda página ya se podrá consultar la memoria técnica, que se genera automáticamente, y habrá que firmarla y presentarla. La justificación, en este momento, pasa a estado «presentada» y se genera el justificante que estará disponible en el apartado de documentos generados.

6. ¿Cómo se pueden subsanar las justificaciones que se han realizado de manera incorrecta?

Aunque lo habitual es que el proceso de justificación acabe una vez enviada toda la documentación y firmas de los documentos, puede darse el caso de que haya errores. Red. es también explica a través d este vídeo los pasos para subsanarlos.

Al igual que en el proceso de presentación de la justificación, también será el agente digitalizador el que tiene que presentar la subsanación de la justificación del bono digital. Desde el espacio digitalizador, el usuario puede conocer las justificaciones pendientes de subsanar en el buzón de notificaciones o haciendo una búsqueda de las justificaciones que están en estado pendientes de subsanación.

Aquí se pueden consultar las notificaciones electrónicas recibidas, y en el concepto se podrá ver cuáles están relacionadas con las justificaciones pendientes de subsanar. Se debe seleccionar la justificación que se quiere corregir y se accederá al mismo formulario que estaba disponible en la presentación inicial. 

En este formulario están abiertas todas las secciones para que el agente digitalizador corrija los datos o aporte los documentos que se solicitan en el requerimiento de subsanación. La propia página ya avisa al principio de cada sección o bloque de la forma correcta de proceder mediante un aviso marcado en rojo. El usuario deberá corregir los datos indicados en el mensaje y/o anexar los documentos que faltan.

El agente digitalizador deberá confirmar de nuevo su declaración responsable y a continuación enviar al beneficiario. En este momento la justificación es enviada a la pyme y pasa de nuevo al estado pendiente de conformidad por su parte.  Nuevamente, la empresa pasará a comprobar la justificación subsanada y una vez confirmada volverá al estado pendiente de presentar. Accediendo de nuevo a la justificación, el agente podrá firmarla con su certificado digital y la subsanación de la justificación quedará presentada.

7.-  ¿Cómo funcionan las bajas, renuncias y desistimientos en el Programa Kit Digital?

Normalmente, lo habitual es que cuando el autónomo haya recibido su bono digital firme el acuerdo de prestación de servicios e implemente la solución en su negocio. Sin embargo, en algunos casos el beneficiario puede estar interesado en dar de baja su solicitud, renunciar a la ayuda o desistir de la prestación del servicio.

Según Red. es, para cada caso hay un proceso:

• Dar de baja la solicitud: La solicitud del Kit Digital sólo se puede pedir una única vez. Sin embargo, el autónomo o pyme solicitante puede dar de baja su solicitud antes de que se resuelva y se le conceda el bono digital si ve que ha optado a la convocatoria incorrecta o que ya no le interesa esta subvención. Podrá hacerlo en el mismo apartado de solicitudes, a través de su expediente.
• Renunciar al bono digital: Una vez concedido el bono digital el beneficiario tiende derecho a renunciar a la ayuda. Tras recibir la solicitud de renuncia al bono, efectuada por el beneficiario en la sede electrónica de Red.es, desde la Cámara de España se tramitará el correspondiente procedimiento. Sólo es necesario acceder al expediente y pulsar en el botón «renunciar al bono».
• Desistir de la prestación del servicio: El beneficiario también puede desistir de un Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización formalizado y validado. Esto se hace en el aparto de «tramitación de acuerdo», pulsando en el botón «desistimientos». En este sentido, cabe mencionar que el beneficiario será el único que podrá iniciar el proceso de desistimiento de un acuerdo validado. Tras recibir el desistimiento del beneficiario, la entidad colaboradora notificará al agente digitalizador adherido concediéndole un plazo de 10 días hábiles, a contar desde el día siguiente de su recepción, para manifestar su conformidad o disconformidad con el desistimiento, a través de la Plataforma de Tramitación. En todo caso, la aceptación del desistimiento de un Acuerdo conllevará la liberación de la categoría de solución y el retorno del importe del Acuerdo al bono.

8.- Próximas convocatorias de ayudas del Programa Kit Digital

A día de hoy están en vigor cuatro convocatorias de Kit Digital, y se espera que próximamente se abra una nueva que incluya empresas de más de 50 trabajadores.

Hasta la fecha, estas ayudas iban dirigidas a tres segmentos. Por un lado, los negocios del segmento 1 (entre diez y menos de 50 trabajadores), que pueden acceder a un bono de 12.000 euros; el segmento 2 (entre tres y menos de 10 empleados), que tiene derecho a un bono de 6.000 euros y el segmento 3 (entre cero y menos de tres empleados), al que le corresponde un bono de 2.000 euros.

Además, en septiembre, se aprobó una cuarta convocatoria de ayudas dirigida a sociedades civiles, comunidades de bienes y explotaciones agrarias de titularidad compartida con menos de 50 empleados.

Próximamente está previsto que Red.es lance una nueva convocatoria dirigida a medianas empresas de entre 50 y menos de 250 empleados.

9.- ¿Cómo pueden adherirse los agentes digitalizadores al Programa Kit Digital?

A día de hoy hay más de 10.900 agentes digitalizadores adheridos a Kit Digital, donde prestan sus servicios a autónomos y pequeños negocios a cambio de cobrar el dinero de sus bonos digitales. Las empresas tecnológicas interesadas en ayudar a los negocios a digitalizarse todavía están a tiempo de formar parte del programa.

Las entidades interesadas pueden presentar su solicitud en http​s://sede.red.gob.es. Para ello, deberán acceder al formulario disponible en la página web de la entidad. Entre los principales requisitos figuran estar al corriente de las obligaciones tributarias y la Seguridad Social,  y no estar en situación de crisis, tener el domicilio fiscal y centro de prestación de las actividades en la UE​, o haber alcanzado un determinado nivel de facturación, entre otros.

Los agentes digitalizadores formarán parte del “catálogo de digitalizadores” que se podrá consultar en la web oficial www.acelerapyme.es. Serán, además los únicos habilitados para suscribir “acuerdos de prestación de soluciones de digitalización” con las empresas beneficiarias de las ayudas de Kit Digital.

10.- Plazos y proceso para firmar el acuerdo de prestación de servicios entre beneficiario y agente digitalizador

La firma del acuerdo de prestación del servicio entre el agente digitalizador que implanta la solución y el beneficiario es uno de los puntos clave del Programa Kit Digital.

A partir de la fecha en la que se notificó la concesión del Bono digital, la pyme o autónomo contarán con un plazo de seis meses para entrar en el catálogo de agentes digitalizadores de www.acelerapyme.gob.es y elegir a una de las cerca de 11.000 empresas disponibles que ofrecen sus servicios. Tras haber seleccionado al agente que se encargará de implantar la solución deberán firmar un ‘acuerdo de prestación de soluciones de digitalización’ con uno o varios agentes que implanten las soluciones digitales.

Este acuerdo está disponible en la plataforma de Red.es y serán los agentes digitalizadores los encargados de presentarlo a través de la plataforma que Red.es ha habilitado a estos efectos.

Para acceder al trámite, los agentes digitalizadores deberán entrar en la plataforma de Red.es en su espacio digitalizador y pulsar en la pestaña acuerdos para crear uno nuevo. En él, deberán indicar los datos básicos -tanto suyos como del beneficiario-, la categoría de solución que ha decidido contratar el autónomo -por ejemplo, elaboración de una página; así como firmar las declaraciones responsables y el documento de protección de datos.