Deducciones en el IVA: gastos que Hacienda siempre deja a los autónomos incluir en declaración de enero Los autónomos tienen hasta el 30 de enero para presentar la cuarta y última autoliquidación trimestral del IVA de 2023. Estos son los gastos que pueden incluir en esta declaración y que Hacienda suele admitir.

Los autónomos tienen hasta el próximo 30 de enero para realizar la cuarta autoliquidación trimestral de IVA de 2023, la declaración trimestral con la que cerrarán el año fiscal. Este modelo es también uno de los más importantes, ya que en los tres últimos meses del año los negocios suelen concentrar una buena parte de los ingresos que necesitan incluir antes de que termine el ejercicio, por lo que el resultado a pagar puede ser más elevado.

Como cada año, una de las dudas más frecuentes de los autónomos y pymes es qué gastos pueden incluir como deducibles en esta última declaración trimestral del año para poder reducir lo máximo posible su factura fiscal. Aunque la deducibilidad de muchas facturas dependerá del sector del negocio y de si estaban vinculadas a su actividad, hay algunos que suelen presentar menos inconvenientes que otros.

También hay otros gastos que se suelen admitir fácilmente como deducibles en IVA, como puede ser la compra del vehículo, la factura de Internet o el teléfono móvil, siempre y cuando se cumplan algunos requisitos específicos. Por ejemplo, para el caso de la adquisición de un coche o la cuota del renting, el gasto es fácilmente deducible siempre que se incluya sólo el 50% del IVA.

Además, hay otros gastos habituales para estas autoliquidaciones a presentar en enero que también pueden ser deducibles para los autónomos, como por ejemplo las tarjetas de felicitación y otros obsequios de Navidad. 

Gastos de los autónomos que suele admitir Hacienda como deducibles

Aunque no hay ningún gasto que, de por sí sea deducible -ya que dependerá de la actividad del autónomo-, sí hay algunos que no suelen ocasionar problemas con la inspección siempre y cuando estén relacionados directa y exclusivamente con la actividad del autónomo y, muy importante, se disponga de una factura completa para justificarlo.

•  Consumos de explotación 

Los consumos de explotación son la partida más amplia y con un mayor número de gastos deducibles para los autónomos, ya que son todos los gastos generados por la compra de materiales necesarios para el desarrollo de la actividad.

Estos productos necesarios para el desarrollo de la actividad que se han adquirido en el trimestre en curso son deducibles y suelen suponer el importe más elevado en las deducciones de la mayoría de los autónomos. No es fácil precisar los materiales o productos que son deducibles ya que, en este caso, dependerá por completo del tipo de negocio que tenga el autónomo.

Por otro lado, un trabajador por cuenta propia al frente de una agencia de viajes -al igual que casi cualquier negocio- podrá deducirse materiales de oficina como libretas, bolígrafos o carpetas.

• Bienes de inversión

Al igual que sucede con los consumos de explotación, los bienes de inversión son una de las partidas más fáciles de deducir para los autónomos y también de las más extensas, ya que dependen de cada actividad y perfil de negocio.

Entre estos gastos entran todo tipo de maquinaria y bienes que se compran para la actividad, que pueden ir desde un secador de pelo para un peluquero, hasta un congelador industrial para un restaurante o carnicería e incluso las piezas de recambio para este tipo de maquinas.

Mención aparte merecen los ordenadores, que son bienes de inversión deducibles para muchos autónomos ya que, a día de hoy, cualquier negocio podría justificar que lo necesita para el desarrollo de su actividad, desde hacer las nóminas de la plantilla, hasta enviar correos a proveedores.

• Servicios de profesionales independientes que se necesiten: 

Uno de los pocos gastos cuya deducción no da nunca problemas al autónomo son los de servicios profesionales de gestoría, asesoría, abogados o notarios 

Si el autónomo tiene un gestor o asesor para llevar su contabilidad, ha requerido de los servicios de un abogado o de un profesional externo para el desarrollo de la actividad, puede deducirse en la declaración trimestral el importe de sus facturas. Un gasto fácilmente justificable pues está directamente relacionado con la actividad que desempeña el trabajador por cuenta propia.

Entre estos servicios, se podrían incluir muchos otros como economistas, abogados. auditores, notarios. arquitectos e ingenieros -para posibles obras, por ejemplo-, peritos, las comisiones de agentes comerciales y hasta especialistas informáticos.

• Alquiler del local 

Según la web jurídica Iberley, en este apartado se pueden diferenciar dos supuestos: los alquileres de los locales comerciales, despachos y oficinas, que, de manera obligatoria, llevan IVA y el alquiler de la vivienda parcialmente afecta a la actividad económica, en el caso de que el trabajador por cuenta propia desarrolle su actividad desde casa.

En primer lugar, el arrendamiento de un local de negocios es una operación sujeta al IVA por lo que genera siempre derecho a la deducción si en ella se desarrolla la actividad del autónomo. Solo podrán deducirse este gasto los empresarios o profesionales que tengan el documento justificativo de su derecho, es decir, factura original expedida por el arrendador.

Cuestión distinta es si el autónomo trabaja en su propio domicilio, ya que el gasto es más difícil de deducir y hay que cumplir  una serie de requisitos:

–La vivienda ha de estar afecta a la actividad. Para ello, se exige que la afección de la vivienda y el porcentaje en que lo está se comuniquen a Hacienda a través del modelo 036 o bien 037 (declaración censal simplificada). La Agencia Tributaria suele admitir que esta deducción sea de un máximo del 30 por ciento.

-El casero ha de emitir al autónomo la factura correspondiente, incluyendo el IVA y retención del IRPF, cuestión que no siempre se hace.

– Incluir la factura en la contabilidad.

• Gastos de manutención:

Aunque fue una de las novedades de la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, que entró en vigor en enero de 2018, todavía muchos autónomos desconocen que pueden desgravarse los gastos de manutención. Eso sí, hay que tener en cuenta que la deducibilidad de estas dietas es posible, siempre y cuando , se hagan fuera de casa, se paguen con tarjeta y se guarde el ticket.

El apartado c del artículo 11, dónde se recoge la deducción por manutención, establece las condiciones de la misma y prevé que“ los gastos de manutención del propio contribuyente, incurridos en el desarrollo de la actividad económica, serán deducibles siempre que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería y se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago, con los límites cuantitativos establecidos reglamentariamente para las dietas y asignaciones para gastos normales de manutención de los trabajadores”.

En concreto, la normativa señala que los autónomos pueden deducirse hasta 26,67 euros diarios en gastos de comida en el territorio nacional y 48,08 euros si se han producido en un país extranjero.

• Gastos de representación como comidas con clientes:

Hasta ahora, la deducción de gastos de representación es, en casi todos los casos, una batalla perdida para el autónomo. Hacienda no contemplaba la factura que emite el restaurante como prueba suficiente, por lo que, demostrar con pruebas sólidas la finalidad de una comida resultaba tan complicado que podría considerarse un gasto casi imposible de deducir sin riesgo de sanción.

Sin embargo, como ya avanzó este diario, el Tribunal Supremo sentó jurisprudencia con la sentencia 458/2021, precisamente sobre la deducibilidad de este gasto para los trabajadores por cuenta propia. La autoridad judicial se posicionó así en contra del criterio de Hacienda, que, como norma general, rechaza cualquier deducción que no esté directamente relacionada con el negocio y exige una estricta justificación del gasto.

Así, los autónomos ya tienen derecho a deducirse cualquier gasto derivado de comidas, cenas o incluso regalos, a clientes o proveedores sin necesidad de que esa acción de atención tenga que derivar en un ingreso para el negocio justificado.

• Asistencia a ferias o eventos relacionados con la actividad

Aunque es una de las deducciones más desconocidas por los autónomos, no suele acarrear problemas con la Administración. Es común que muchos autónomos acudan a ferias o eventos vinculados con su negocio en calidad de comprador o expositor. Siempre y cuando estén directamente relacionadas con el sector y pueda justificarse su relación con el negocio, son deducibles.

Las entradas a ferias, congresos y demás eventos que puedan ser interesantes para el negocio también pueden incluirse como gasto justificado y, por tanto, desgravar el IVA – si tenemos facturas- o declararlo como gasto, si tenemos ticket..

• Inscripción a revistas profesionales

Al igual que sucede con la asistencia a ferias y eventos, la inscripción y cuotas de revistas, o incluso webs de información, son deducibles. Eso sí, siempre y cuando estén directamente vinculadas con la actividad que desempeña el autónomo.

• Formación

Aunque desde el 1 de enero los autónomos ya pueden acceder a formación pública y gratuita – cotizan por ella desde hace un año-, esta oferta está aún por articular. Hasta el momento en que se ponga en marcha, la asistencia a cursos privados que formen al emprendedor o trabajador por cuenta propia en su sector es deducible.

• Compra de un dominio web

En el mismo sentido que la compra de un ordenador, hacerse con un dominio para la web del negocio es perfectamente deducible. De hecho, es muy fácil de justificar. Si la plataforma está en marcha y el contenido es relativo al negocio o sector en el que desempeña el autónomo su actividad, no habrá duda posible.

Por supuesto, el pago de servicios de profesionales o desarrolladores que pongan en marcha dicha web también es deducible en la declaración trimestral.

• Publicidad y tarjetas de visita

Los costes por publicitar tu marca o la de tu negocio son deducibles. Si, por ejemplo, un autónomo invierte una cantidad en Facebook ads o cualquier otro tipo de formato publicitario con el fin de dar visibilidad a su negocio, puede incluir estos gastos en su autoliquidación como deducibles. Además, los profesionales también pueden desgravar el IVA de los costes de crear tarjetas de visita para impulsar su marca personal o la de su negocio.

Según asesores y expertos en la materia, deducir todos estos gastos no suele generar problemas a la hora de presentar la declaración. Sin embargo, lo cierto es que son pocos los que pueden ser deducidos con riesgo cero.

• Internet y teléfono fijo

Aunque el internet y el móvil son gastos que, de por sí, podrían catalogarse como conflictivos por la dificultad que hay de acreditar el uso exclusivo para lo profesional, habría una excepción: las líneas que estén contratadas tan sólo para la oficina o local comercial. Sería el caso del teléfono fijo y el internet de un restaurante o de un despacho de abogados.

Según asesores y expertos en la materia, deducir todos los gastos anteriores no suele generar problemas a la hora de presentar la declaración. Sin embargo, lo cierto es que son pocos los que pueden ser deducidos con riesgo cero.

• Compra de un vehículo (hasta el 50% de IVA) 

A pesar de que el vehículo es el gasto conflictivo de los autónomos con Hacienda por excelencia, en IVA no suele generar problemas su deducción «siempre y cuando se incluya sólo la mitad del IVA. La Agencia Tributaria suele presumir un 50% de afectación de forma automática en la compra del vehículo y no entra casi nunca a comprobar estos gastos. Siempre, eso sí, que sea un gasto con factura y dentro de la lógica. Si un autónomo incluye el IVA de un Lambhorgini, es probable que, aunque sólo afecte el 50%, reciba una comprobación de Hacienda», explicó el experto de AGM abogados

Cosa diferente son los gastos derivados del vehículo -combustible o revisiones-. «Hay Administraciones que están siguiendo el mismo criterio que con la compra y hacen extensible este 50% de afectación, es decir, admiten que al poderse deducir la mitad de la compra del vehículo también se pueda deducir el 50% del carburante o el 50% de los gastos en reparaciones. Sin embargo, en este caso, se corre el riesgo de que la administración que verifique la declaración no siga dicho criterio», apuntó Jordi Rovira

Según asesores y expertos en la materia, deducir todos estos gastos no suele generar problemas a la hora de presentar la declaración. Sin embargo, lo cierto es que son pocos los que pueden ser deducidos con riesgo cero.

En enero también se puede deducir el IVA de algunos gastos de Navidad

En diciembre, miles de autónomos incurren en gastos vinculados a la Navidad que en algunos casos son deducibles. Aunque la cesta de Navidad o las cenas de empresa no se pueden incluir en la autoliquidación trimestral de IVA, en enero los negocios sí pueden deducir otros obsequios.

Por ejemplo, las tarjetas de felicitación de las fiestas navideñas pueden incluirse como un gasto deducible de IVA e IRPF en las facturas del autónomo, siempre y cuando se pueda demostrar que está relacionado con la actividad. Su concepción se asemeja a la de las tarjetas de visita, es un gasto que se entiende como publicidad con un cliente, un proveedor, e incluso los propios empleados, con lo cual no es una liberalidad, sino algo para mantener las relaciones. Eso lo hace deducible.

No obstante, hay que tener en cuenta que los objetos publicitarios deberán llevar de forma visible el nombre del empresario o profesional que produzca o comercialice bienes o que ofrezca determinadas prestaciones de servicios. Además, para poder ser deducible en IVA su coste no puede superar los 200 euros anuales por destinatario.