Cómo crear una empresa desde la notaría

Se puede agilizar los trámites en apenas 24 horas.

Uno de los principales pasos que hay que afrontar a la hora de constituir un proyecto empresarial es el de lidiar con la Administración. Pero si este burocrático y complejo proceso se puede realizar a través de los notarios, no sólo se reducen los plazos, sino que el empresario puede salir de la notaría sin apenas documentos entre sus manos y, sobre todo, con la certeza de que todo el procedimiento se ha realizado correctamente.

El protagonismo que ya tienen las notarías en la creación de las empresas en España ha ido tomando forma en los últimos meses, tras la aprobación del Real Decreto 13/2010, del pasado mes de diciembre. Con la actual legislación entre las manos, el futuro empresario puede solicitar del notario, además de la autorización de la escritura, la realización telemática de una serie de gestiones en el plazo máximo de 24 horas.

Se trata de una iniciativa legislativa que implica aún más a los notarios en la constitución de empresas; libera a la Administración de cargas y trámites; y, sobre todo, pretende acabar con la idea hecha realidad de que en España es muy difícil crear una empresa. De hecho, el último informe anual «Doing Bussiness» de la Embajada de Estados Unidos en España coloca a nuestro país en mal lugar en cuanto a los plazos temporales necesarios para la creación de empresas. El retraso español no viene dado por la actuación notarial, ya que, como reconoce el informe, el plazo para el otorgamiento de la escritura es normalmente de 24 horas. Los retrasos se dan en otros ámbitos.

Trámites más rápidos para las pequeñas empresas

En primer lugar, hay que tener en cuenta cuáles son las características de la empresa que va a crear, porque su tratamiento administrativo será diferente. Por ejemplo, la agilización temporal y de costes aprobada en el decreto de finales del año pasado se refiere a sociedades limitadas cuyo capital se encuentre entre los 3.100 y los 30.000 euros; o a aquellas cuyo capital sea inferior a 3.100 euros y no utilicen estatutos predeterminados. Para estas empresas, el plazo máximo para constituirse será de un día hábil. Y si, además, se trata de empresas que hayan adoptado el modelo de estatutos aprobado por el Ministerio de Justicia y cuyo capital social se encuentre por debajo de los 3.100 euros, la notaría asegurará que el trámite se realiza el mismo día de su solicitud. Y con un coste establecido por la ley en los 60 euros.

Entre las gestiones de las que el notario va a liberar al futuro empresario se encuentran algunas como la obtención de la certificación negativa de la denominación social; la obtención del CIF provisional; la autorización de una copia autorizada electrónica; o la remisión telemática de ese documento al Registro Mercantil. Incluso, el encargado del Registro Mercantil debe comunicar al notario los datos de la inscripción y el CIF definitivo, con el objetivo de que el futuro empresario pueda recoger la escritura en la notaría con los datos administrativos de la inscripción registral y CIF definitivos.

Además, la ley mantiene la copia autorizada de la escritura como documento público con efectos de legitimación en el tráfico y acredita la validez de la constitución de la sociedad o del nombramiento del administrador. Desde el Consejo General del Notariado recuerdan que es muy importante solicitar la copia autorizada de la escritura de constitución, «porque es el único medio para acreditar el nombramiento del administrador, que es quién representará a la sociedad». Además, es el título de la propiedad de las acciones o participaciones sociales.

La importancia de unas escrituras bien redactadas

La labor del notario a la hora de constituir una empresa no sólo se centra en las pequeñas sociedades, sino también en las denominadas como sociedades «ordinarias». Antes de formalizar la escritura de constitución, el notario puede asesorar respecto al contenido de los estatutos sociales y de las estipulaciones que habrá de contener la escritura.

Por ejemplo, desde el Consejo General del Notariado recuerdan cuál es el contenido básico de la escritura: la identidad de los socios; la descripción de las aportaciones hechas por cada socio; los estatutos; la forma en que inicialmente se va a organizar el órgano de administración; la identidad de las personas que van a ser nombradas administradores; y todos los pactos y condiciones que los socios juzguen convenientes establecer.

En el caso de las aportaciones, si se hacen en metálico, los notarios recuerdan que «hay que acreditar la realidad de la aportación», mediante certificación bancaria, expedida por la entidad de crédito en la que se haya ingresado el dinero a nombre de la sociedad en constitución. En ese certificado debe constar que el dinero se ha ingresado en concepto de aportación de capital.

Además, hay que tener en cuenta que la fecha del ingreso no puede ser superior en dos meses a la fecha de constitución de la sociedad o, en su caso, a la de la junta general en la que se acuerde un aumento de capital; que al realizar el ingreso bancario hay que hacer constar que se realiza en concepto de aportación de capital a una sociedad; y que en la certificación tienen que constar dos fechas, que pueden o no coincidir. Esto es, la del ingreso y la de la propia certificación.

Los estatutos y los administradores

El propio notario puede redactar los estatutos de la nueva sociedad, para que no aparezcan problemas legales en el futuro. Porque, ni mucho menos, todos los estatuto son iguales. Por ejemplo, hay que tener en cuenta aspectos como la ampliación o reducción de las limitaciones que la Ley establece a la libre transmisión de las participaciones sociales; el plazo del cargo del administrador; la organización del consejo de administración y la existencia posible de consejeros delegados; la retribución de los cargos; el establecimiento de mayorías reforzadas, a la hora de tomar determinadas decisiones; el reparto de dividendos; la regulación del futuro de la empresa y su usufructo, en caso de fallecimiento del fundador, etc.

En lo relativo a los órganos de administración de la futura empresa, hay que tener en cuenta que, en el momento de constituirla, es necesario elegir entre uno de los cuatro sistemas de administración legales en la actualidad, dependiendo del tipo de empresa de que se trate: un administrador único; varios administradores que actúen solidariamente; varios administradores que actúen conjuntamente; o un consejo de administración, con un mínimo de tres miembros y un máximo de 12.

En cualquier caso, desde el Consejo General del Notariado indican que en los estatutos se puede establecer los distintos modos de organizar la administración de la sociedad. Es la junta general de accionistas la que tiene la potestad para elegir el modo de administración que en cada momento se desee utilizar.

Fuente: Finanzas (13/07/2011)