¿Cómo categorizar los gastos de empresa al emprender? La gestión eficaz en la evaluación económica de un nuevo negocio es fundamental.

Según los datos que ofrece GEM España, en nuestro país aproximadamente un 7% de la población está pensando en emprender con un nuevo negocio a lo largo de este año 2024. Grandes mentes con ideas interesantes que esperan lograr un futuro económico prometedor a través de nuevos proyectos.

No obstante, hay muchos parámetros para medir las posibilidades de un nuevo proyecto profesional para salir adelante y funcionar el máximo tiempo posible. La originalidad y la inteligencia para cubrir nichos del mercado que tienen mucha demanda son, evidentemente, dos conceptos clave. Pero también lo es tener claro cómo de importante es la salud financiera del negocio, y, por tanto, cómo hay que categorizar los gastos del proyecto, y crear un buen sistema para poder hacerlo correctamente siempre.

Saber bien qué es exactamente la categorización de los gastos de empresa, cómo se hace, qué herramientas pueden resultar útiles y cuántas categorías suele haber, es clave para que el negocio no solamente despegue con esperanza, sino que se siga manteniendo así a lo largo del tiempo.

La relevancia de la categorización de los gastos de empresa

Llevar a cabo un listado específico que se conforme con categorías para evaluar los gastos de un proyecto profesional, es, exactamente, la categorización de los gastos de empresa. El objetivo es el de tener claro dónde y cómo se está gastando el dinero, para poder evaluar objetivamente si hay algo que cambiar, o la estrategia económica está siendo correcta.

Categorizar los gastos, por tanto, es útil si una persona quiere mejorar el control financiero de la empresa en la que está emprendiendo. Pero también si, debido a los resultados que vaya dando la contabilización del gasto, hay que tomar ciertas decisiones estratégicas para mejorar.

Igualmente, cuando ese emprendedor lleva un buen sistema de categorización de los gastos de empresa, puede cumplir, sin ningún tipo de error, con sus obligaciones fiscales, y garantizar también mayor transparencia de cara al resto de sus socios, trabajadores o clientes.

¿Cuáles son las categorías de los gastos de un proyecto que hay que tener en cuenta, para poder dividir así todo el dinero que vaya invirtiéndose?

• La categoría de los gastos operativos, que son todos aquellos que se asocian a las actividades diarias.
• Los gastos de personal, que son los que cubren los salarios de todas las personas que trabajan en el proyecto. En ese sentido, también están los gastos de servicios de profesionales independientes, como puede ser el de la asesoría, o los servicios técnicos especializados.
• Gastos que se invierten en publicidad y marketing, para que el proyecto profesional pueda salir hacia delante y darse a conocer.
• También están los gastos en seguros, para que todas las actividades y posibles situaciones en las que se encuentre la empresa, estén protegidas, y los gastos en impuestos, que son dictaminados por el tipo de empresa que sea.

Cada proyecto llevado por un emprendedor, dependiendo de la naturaleza de su actividad, tendrá unos gastos específicos que también deben ser evaluados. Por tanto, un paso trascendental para poder llevar a cabo una categorización de los gastos, es analizar bien qué categorías específicas hay, fijándose en la competencia y en la propia actividad de la empresa.

¿Qué herramientas son útiles para categorizar gastos?

Categorizar es fundamental, porque únicamente así se podrá tener una buena salud financiera, y el negocio podrá seguir teniendo un futuro amplio. Y para realizar una buena organización de dichas categorías, no solamente hace falta analizar la empresa y su actividad, sino tener herramientas útiles que faciliten la labor.

Existen, por suerte, multitud de software de contabilidad donde la catalogación de diferentes tipos de gastos se hace de manera automática. Son los Software de tesorería, y en el mercado actual hay muchos, cada uno de ellos con características que vendrán mejor a algunas empresas que a otras.

No obstante, también es posible valerse del programa Excel para poder llevar a cabo una categorización de los gastos que sea de calidad, y donde sea fácil encontrar todo. Es decir, que sea intuitiva.

Sobre todo en el caso de un proyecto de emprendimiento que sea pequeño y esté empezando, esta es una buena forma de llevar el orden de todos los gastos, y la elección de estos para formar parte de una categoría u otra. Es un sistema algo más manual, pero también económico con respecto a algunos Software, y una buena forma de que sea el creador del proyecto el que tenga presentes todas estas categorías, y la importancia de las mismas en la economía de la empresa.