Aprende a categorizar los gastos de tu empresa

A medida que un negocio crece es frecuente que surja la siguiente pregunta: ¿dónde y cómo se está gastando el dinero?

Es natural que sea así.

Cuando un negocio crece también lo suele hacer su estructura de costes.

Si todo funciona mejor habrá más gastos. Esto no es necesariamente malo.

Lo importante es conocer hacia dónde se mueve el dinero.

Esta es la gran ventaja que proporciona categorizar los gastos de empresa. Pero hay más.

Veremos todas a continuación y te diremos cuál es la mejor herramienta del mercado para realizar esta categorización sin complicaciones.

¿Qué es la categorización de los gastos de empresa y por qué es importante?

Podrías pensar que la función principal de la categorización de gastos es mantener las finanzas ordenadas.

En realidad, la finalidad es otra: ofrecer una visión clara del flujo de dinero para tomar mejores decisiones.

Decisiones rápidas y eficientes. Ahí está la clave del buen funcionamiento de cualquier negocio.

La categorización de los gastos de la empresa implica clasificar cada salida de dinero en grupos o categorías específicas, de acuerdo con su naturaleza o área del negocio.

Este proceso, además de mejorar la toma de decisiones, facilita la contabilidad y la elaboración de informes financieros.

Principales categorías de gastos de empresa

Las categorías de gastos varían dependiendo del tipo de negocio, tamaño de la empresa y sector en el que opere:

• Gastos operativos: son aquellos necesarios para el funcionamiento diario de la empresa. Aquí se incluyen salarios, alquileres, suministros, materiales o licencias de software.
• Gastos de capital: incluyen las inversiones en activos fijos que benefician a la empresa a largo plazo, como la compra de maquinaria o la mejora de las instalaciones.
• Gastos de marketing y ventas: imprescindibles para que el negocio crezca sostenidamente. Pertenecen a esta categoría los gastos en campañas publicitarias, los salarios del personal de ventas y todos aquellos que permitan reforzar la imagen de marca atrayendo a clientes potenciales.
• Gastos en seguros e impuestos: corresponden con los gastos asociados con la adquisición de pólizas de seguros y el pago de los tributos: Impuesto sobre Sociedades, IRPF del autónomo o IVA, entre otros.

Cómo realizar una adecuada categorización de los gastos

Para realizar una categorización efectiva de los gastos, es importante establecer un proceso sistemático y coherente con la estructura del negocio.

Para ello, sigue estos consejos:

• Establece categorías claras: define categorías que se ajusten a la naturaleza y operaciones de tu negocio.
• Implementa un sistema: usa un software de contabilidad que te permita agilizar el proceso registrando y clasificando automáticamente los gastos a medida que ocurren.
• Revisa y ajusta regularmente: los gastos deben revisarse periódicamente para asegurar su correcta clasificación. Realiza ajustes en las categorías según sea necesario.

El último paso de la categorización de gastos será la elaboración de informes para mejorar la toma de decisiones.

Recuerda que la principal función de esta tarea es comprender hacia dónde se mueven los gastos para que el negocio avance en la dirección correcta.