Los contratos de confidencialidad, vitales para garantizar el futuro de una pyme

Definidos como aquellos acuerdos legales en los que una de las partes se compromete a no revelar a terceros información sensible, ni utilizarla en beneficio propio, los contratos de confidencialidad pueden resultar muy útiles a la hora de evitar posibles conflictos o proceder a posteriores reclamaciones, dentro de las empresas o con aquellas personas o entidades con las que estas mantienen relación.

A pesar de que muchos equipos directivos dentro de las empresas desconozcan la amplitud de los aspectos que pueden regular y la importancia de firmarlos, resulta conveniente su utilización, según los expertos, en el momento en que alguien, ya sea una persona física o jurídica, pueda poseer información sensible sobre cualquier área de la empresa, cuya divulgación, difusión, o filtración se quiera evitar. Y entienden dicha información sensible como «la que pueda influir de forma directa o indirecta en el desarrollo de un negocio, que se conoce o va a conocer con posterioridad por otra persona o empresa, para otros propósitos fuera de los estipulados en la relación de colaboración establecida previamente».

También hay que tener en cuenta, como apunta Antoine Kerfant, gerente de la Asesoría Financiera Kerfant, que «carecen de sentido si la persona o entidad a la que se le exige que mantenga esa información en secreto ya la conocía con anterioridad a su firma, puede tener acceso a la misma a través de otras fuentes, o dicha información es de dominio público», ya que, en caso de interponer una denuncia por incumplimiento, esta se encontraría perdida de antemano.

Estudio previo a la firma

En España, su regulación no es demasiado exhaustiva, por lo que se pueden establecer tantos tipos de contratos como negocios tengan lugar, ya que se realiza un estudio específico previo a la firma del contrato de la relación que se va a establecer entre las partes, para garantizar que el acuerdo resulte eficaz.

Esto significa que se pueden firmar entre todo tipo de empresas y personas, independientemente de sus funciones o de la relación con la empresa aunque, de acuerdo con Jesús López Pelaz, director del bufete Abogado Amigo, la diferencia más importante se da entre «aquellos que guardan relación con el personal de la empresa, tanto socios como trabajadores, y aquellos que se llevan a cabo con personas ajenas a la misma», con las que existe únicamente una relación de colaboración, ya sea temporal o continuada en el tiempo.

Dicha diferenciación radica sobre todo en que los contratos que guardan relación con el personal de la empresa poseen vinculación con el ejercicio habitual de sus funciones dentro de la misma. Aunque se entiende que la protección de la información la han de llevar a cabo sin necesidad de acuerdos de confidencialidad y sin que conste de manera específica en su contrato, pese a todo resulta conveniente su firma para hacerles conocedores de los límites y obligaciones que tienen respecto al uso de la información, y evitar así determinadas prácticas que pueden provocar la difusión de la misma de manera accidental, como puede ser, por ejemplo, la salida de documentos fuera de la empresa al finalizar la jornada laboral. Además, de esta manera también se obliga a los empleados a hacerse responsables de las copias que puedan existir de la información en cuestión.

Para personas ajenas

Aquellos que se refieren a personas ajenas a la misma, entendidas como proveedores, colaboradores o potenciales clientes, necesitan una indicación de la información que se les va a revelar, la finalidad por la que dicha información les va a ser transferida y las prohibiciones concretas que se establecen respecto a su difusión.

En cuanto a la protección de las patentes o secretos industriales, resultan fundamentales antes de que se lleve a cabo su registro, porque «una vez llevado a cabo el proceso, quedan relegados a figuras testimoniales» explica Jesús López Pelaz, ya que, una vez concedida, la patente ejerce un efecto publicitario sobre el descubrimiento.

A la hora de proceder a la firma no hay que olvidar especificar, por tanto, una serie de factores: qué se entiende por información confidencial; la causa por la cual se procede a la firma del mismo; la información que va a ser revelada y la titularidad de la misma; la finalidad de dicho contrato; los compromisos que han de adquirir las partes firmantes en cuanto a su uso; qué aspectos de la empresa se encuentran implicados y las condiciones en las que tendrá lugar. Junto a eso, han de establecerse las sanciones que tendrán lugar en caso de que alguna de las partes lo incumpla, y el tiempo que se considera pertinente proteger esa información (incluso si la colaboración entre las partes ha finalizado) y que suele oscilar en unos cinco años, aunque el plazo puede tener la extensión que las partes consideren oportuna.

Acciones legales

En caso de que dicho incumplimiento tenga lugar, las sanciones se aplican normalmente en forma de indemnización en función de los daños y perjuicios que la revelación de la información pueda causar a los afectados. Según cada caso, las acciones legales se llevarán a cabo por las vías civil o mercantil, aunque se considera que lo más adecuado es que éstas se encuentren especificadas a través de cláusulas penales dentro del contrato.

Sin embargo, la obligación de mantener en secreto la información podrá quebrantarse en el supuesto de que una de las partes sea requerida por algún organismo judicial o administrativo, cuya declaración precise su difusión. En cualquier caso, sólo será válida aquella orden emitida por la administración o juzgado competente, de manera firme, y que contenga la especificación de que es obligatorio revelar esa información de forma concreta. En tal caso, siempre que el requerimiento lo permita, la parte firmante a la que se le solicita la información debe informar a la otra de forma inmediata.