Consejos para no perder el tiempo durante las reuniones

Las reuniones son una actividad imprescindible en la mayoría de empresas, ya sea con los propios empleados, con socios, inversores, clientes… Sin embargo, el tiempo invertido en las reuniones suele estar mal aprovechado, convirtiendose en uno de los principales ladrones de tiempo.

Un estudio de la agencia Robert Half International, recogido por El arte de la Comunicación, refleja que el 28% de las reuniones son innecesarias e improductivas, además de no estar suficientemente preparadas. En definitiva, una pérdida de tiempo.

Por ello, en el portal de empleo Infojobs recogen una serie de consejos para tratar de agilizar las reuniones.

1. ¿Es necesaria?

Una reunión es necesaria cuando se prevé que el resultado de la misma será mayor que la suma de los resultados que se lograrían individualmente entre los participantes. También hay que tener en cuenta el coste económico. ¿Cuál es dicho coste? ¿Realmente es necesario? ¿Es imprescindible que acudan todas las personas convocadas?

2. Planificación

Hay que establecer una agenda de la reunión, y enviarla con tiempo. También hay que enviar previamente la documentación que pueda estar relacionada con la misma, para ahorrar tiempo introduciendo el tema a tratar. Para poder aprovechar el tiempo al máximo es imprescindible la puntualidad de los participantes. La reunión debe constar de un objetivo concreto, y constar en la convocatoria.

3. Espacio

La sala en la que se celebre la reunión también tiene importancia. La temperatura o el ruido son elementos que puedes molestar y reducir la atención de los asistentes. Lo mismo pasa con la distribución otros elementos como sillas, pantallas, teléfonos… deben estar colocados de manera que favorezca el desarrollo del encuentro.

Varios estudios indican que la distribución también influye, y se proponen diversas disposiciones, según el tema a tratar: para resolver un problema, en forma de círculo; si hay posiciones muy opuestas, unos al lado de otros, para evitar el contacto visual y el conflicto; si hay bandos, alternando a los asistentes, para favorecer el acuerdo; si hay que tomar una decisión, en una mesa rectangular, para dejar claro el liderazgo.

4. Cierre

De la reunión hay que salir con conclusiones sobre el tema tratado, para evitar que llegue a futuros encuentros. Es recomendable transcribir lo hablado, así como los acuerdos alcanzados, y enviar copias a todos los asistentes.