Scanea2: escanear documentos para preservarlos, difundirlos, clasificarlos, hacerlos más accesibles y optimizar su uso

Convertir los documentos en papel en documentos digitalizados, esa es la actividad central de Scanea2. Aplican la más avanzada tecnología de tratamiento de textos a protegerlos, conservarlos, clasificarlos, hacerlos más accesibles, más útiles y consultables.

Scanea2 es una empresa que nació en 2.003 y cuenta con un grupo de profesionales con amplia experiencia en Tecnologías de la Información y la Comunicación. La experiencia previa de Begoña Hurtado, responsable de proyectos de Scanea2, la ayudó a ver una posibilidad de negocio en el tratamiento de documentación y en la digitalización “no existía ninguna empresa que diera estos servicios en nuestro entorno” reconoce también Javier Haro Ortega, el responsable de Marketing “pasaron unos 6 meses desde que nació el proyecto hasta que lo pusimos en marcha”

Javier vivió una fase previa de formación en administración y gestión de empresas muy intensa “era imprescindible saber dónde íbamos a meternos. Teníamos muchas dudas, una de ellas, sin ir más lejos, era poner el precio de nuestro trabajo”

En Scanea2 aseguran que “nuestros principales valores como empresa son la cercanía y el trato personalizado al cliente, la calidad versus cantidad, la racionalidad y la honestidad”

Reconoce que ese y otros elementos han ido definiendo el perfil de su empresa porque “la gestión financiera y de personal o el cómo acceder a concursos y licitaciones públicas ha ido configurando la cartera de clientes y la fidelización de estos”

Javier y Begoña, que son matrimonio, iniciaron su andadura empresarial en su propia casa, en Cúllar Vega, para pasar a los pocos meses al edificio BIC del Parque Tecnológico “en 2004 fuimos una de las primeras empresas en instalarse allí. En ese espacio surgieron colaboraciones con otras empresas tecnológicas, sinergias que fueron muy interesantes”

Javier reconoce que sus primeros años ofrecieron servicios diferentes a los que tienen ahora “nos hemos ido adaptando a las demandas que nos han ido surgiendo tanto por parte de los clientes privados como de las administraciones públicas”

Esa constante adaptación les obliga también a la permanente formación. Además mantienen colaboración con empresas que les prestan servicios de producción de soportes, por ejemplo. Todo ello para ofrecer un servicio integral a sus clientes.

Plantean como sus puntos fuertes la digitalización de documentos, la creación de bases de datos y los servicios de indexación, el OCR, y la creación de contenidos digitales (Cd-Room/Dvd-Rom multimedia, E-book, Páginas Web, Exposiciones Virtuales, Metadatos).

Javier Haro, asegura que “nuestra misión es solucionar los problemas de archivo y gestión de la información de empresas, así como entidades públicas y privadas, favoreciendo la reducción de costes. También ayudamos a poner en valor el patrimonio bibliográfico andaluz, favoreciendo su preservación, gestión de la información y difusión”

En Scanea2 son expertos en tratar documentos de valor histórico “en los documentos históricos digitalizamos para poder conservar el papel, pero permitiendo su consulta y difusión” Los protegen y favorecen la gestión y el intercambio de información y todo ello fomentando la difusión de la cultura documental.

Estas utilidades, las de la digitalización y tratamiento de documentos también son aplicables a papeles actuales. Digitalizan documentación viva, en uso, para que sus clientes logren resolver diversos problemas de un tacada: ahorrar espacio para archivo y gasto de papel, ahorrar la perdida de tiempo que supone el manejo de un archivo físico –de papeles- y además facilita la distribución y recuperación de los documentos a la vez que se evitan posibles pérdidas o deterioro de los documentos.

El desarrollo tecnológico actual es un gran aliado de Scanea2. Ellos usan “la nube” para facilitar la labor de investigadores y de clientes en general. Disponen de un servicio de subida a repositorios propios de los trabajos realizados. El cliente puede descargar directamente sus trabajos sin necesidad de recurrir a entregas o envíos.

Una aplicación práctica. Tienen acceso a Archivos Históricos desde los que ofrecen servicios de digitalización de colecciones concretas en los archivos con lo que han llegado a acuerdos y convenios para investigadores de cualquier parte del mundo. Javier Haro asegura que “cuando un investigador se pone en contacto con nosotros le enviamos un protocolo por correo electrónico a través del cual podrá recibir la documentación en su propio domicilio contra reembolso o descargársela de nuestros repositorios. Ahorrándose costes muy importantes de viajes y tiempo”

Ofrecen otros servicios complementarios como la búsqueda de datos, las transcripciones paleográficas, elaboración de expedientes genealógicos, periciales caligráficas y en colaboración con profesionales especializados que prestan sus servicios en el ámbito de las ciencias auxiliares relacionadas con la escritura y la documentación, tanto a nivel histórico como en su faceta pericial.

Complementan sus servicios con la producción de todo tipo de soportes técnicos para optimizar el archivo y consulta de los documentos o información que ellos tratan.

A pesar de que sus proyectos se han visto resentidos con la crisis son optimistas ante el futuro “somos una empresa bien posicionada en nuestro sector. Estamos altamente especializados. Además la crisis ha tenido un lado bueno en ámbitos tecnológicos tan exclusivos como el nuestro y es que se ha depurado el mercado, sólo han quedado las empresas que dan servicios de calidad” reconoce Javier Haro.

La adaptación constante a las exigencias del mercado, la alta especialización y el servicio de calidad son las recetas, nada secretas, de esta empresa ante la crisis.